Как автоматизировать снабжение за год и в условиях реорганизации

Статья опубликована в журнале "Intelligent Enterprise"

Как автоматизировать снабжение за год и в условиях реорганизации

Сам факт того, что создание автоматизированной системы управления материально­техническим обеспечением является одним из наиболее эффективных способов уменьшения затрат, не нуждается в каких­-либо комментариях. Особенно если речь идет о крупной компании с множеством филиалов, каковой и является "Иркутскэнерго".

О компании

Иркутское акционерное общество энергетики и электрификации создано 1 июля 1992 года. Энергетическая база "Иркутскэнерго" включает в себя три гидроэлектростанции, девять теплоэлектростанций, электрические сети (в том числе системообразующие сети напряжением 500 кВ), тепловые сети. Компания находится на третьем месте среди российских предприятий по производству электроэнергии и на втором — по производству тепловой энергии.

Часто автоматизация системы материально­технического снабжения ограничивается использованием приложений Microsoft Office, иногда — самописных систем, в то время как многие бизнес­процессы и вовсе остаются не автоматизированными. До 2004 года так было и в "Иркутскэнерго". Основным инструментом, как отмечает директор по снабжению компании Владимир Шарабурак, служил табличный процессор Microsoft Excel. Часть процессов была автоматизирована с помощью разнородных самописных средств (см. табл. 1). Естественно, это вызывало большие неудобства. Прежде всего отсутствовала единая система обработки и передачи данных, что существенно усложняло и замедляло работу в целом.

Таблица 1. Программные средства собственной разработки, использовавшиеся в "Иркутскэнерго" до внедрения АСУ МТО

Бизнес-процесс	Название программы	Пользователи	Базовые программные средства
Складской учет	АРМ инженера снабжения	Только дирекция по снабжению (в дальнейшем ставшая управлением торгового дома	FOX Base
Заявочная кампания	ПС Заявки	Все филиалы (до уровня конечного потребителя), а также дирекция по снабжению	Microsoft SQL Builder
Выбор поставщиков и заключение договора	База данных поставщиков	Дирекция по снабжению	Microsoft Access

Подготовительные работы

В результате в 2003 году в "Иркутск­энерго" было решено модернизировать систему материально­технического обеспечения, и тогда же начались подготовительные работы. За два года были описаны все бизнес­процессы, связанные с обеспечением предприятия материалами и оборудованием, выявлено и устранено большинство проблем в бизнес­процессах, сформированы и внедрены стандарты в области обеспечения, разработана концепция совершенствования процессов на основании анализа лучших практик. К началу 2005го дирекция по снабжению под руководством Владимира Шарабурака уже имела четкое представление о том, что требуется от информационной системы.

Чтобы 21 филиал и 18 дочерних зависимых организаций "Иркутскэнерго" всегда были обеспечены оборудованием и материалами, дирекция по снабжению была выделена в отдельное юридическое лицо — торговый дом "Иркутскэнерготрейд". С этой же целью был объявлен коммерческий конкурс на создание автоматизированной системы управления материально­техническим обеспечением (АСУ МТО). Новая система должна была отвечать таким требованиям:

• единое информационное пространство, обеспечивающее полноту управления процессом;
   
• прозрачность выполнения работ на всех этапах;
   
• возможность точного измерения фактических показателей деятельности;
   
• оперативный мониторинг выполнения работ;
   
• возможность накопления и последующего использования информации, необходимой для более эффективной (например, взвешенный выбор предложений поставщиков) и результативной (сокращение объемов складских запасов) деятельности;
   
• сокращение времени на непроизводительные работы — такие, как ручное формирование отчетов, телефонные разговоры с филиалами по поводу исполнения заявок и т. п.

Владимир Шарабурак особо подчеркнул следующее: "Решения о начале работ по проекту АСУ МТО и о создании торгового дома были приняты в одно и то же время — в конце 2004 года. Поэтому система сразу проектировалась с учетом того, что создаётся торговый дом и соответствующим образом изменяются некоторые процессы". Таким образом, перспектива изменения бизнес­процессов при выделении части подразделений в самостоятельную структуру при реализации проекта была заложена изначально.

Тендер на внедрение информационной системы выиграла московская компания AXELOT, предложившая решение на платформе "1С:Предприятие" 8.0. "На выбор платформы повлияло то, что у нас уже работали системы на базе “1С” и были необходимые специалисты, — комментирует Владимир Шарабурак. — Кроме того, ситуация, когда часть бизнес­процессов уходит в отдельное подразделение, требует максимально гибкого инструмента с минимальными сроками внедрения".

Внедрение

Работы по проекту начались в январе 2005 года. Уже в июле система была введена в опытную эксплуатацию, а к 2006му эксплуатировалась в полноценном режиме (табл. 2). В "Иркутскэнерго" отказались от использования прежних систем, а данные оттуда были импортированы. Необходимо отметить, что процесс импорта данных, по оценке Владимира Шарабурака, оказался довольно трудоемким: "Основными источниками импортируемых данных были системы “АРМ инженера снабжения” — это информация об остатках ТМЦ на складах, “АРМ Заявки” — уже сформированные заявки за четвёртый квартал 2005 года и “База данных поставщиков” — справочник контрагентов, прайс­листы, договора и их спецификации. Задача импорта существенно упростилась благодаря наличию единого номенклатурного справочника ТМЦ. Были разработаны загрузчики из разных систем с функциями проверки корректности исходных данных и автоматического исправления. Загрузка производилась дважды — сначала предварительная и затем, после приведения в соответствие исходных данных и модификации загрузчиков, финальная. Второй этап потребовал немалых трудозатрат, так как в системе значительно ужесточились требования к корректности данных".

Таблица 2. Ход внедрения АСУ МТО в "Иркутскэнерго"

Январь 2005	Начало работ по проекту АСУ МТО
Июль 2005	Начало опытной эксплуатации
Август 2005	Запуск блока "Контрагенты и договоры"
Сентябрь 2005	Запуск блока "Заявки". Отказ от старой системы
Ноябрь 2005	Запуск блока "Складской учет"
Январь 2006	Отказ от всех старых систем и полный ввод в эксплуатацию
Сентябрь 2005	Начало работ по проекту АСУ "Топливо"
Апрель 2006	Начало промышленной эксплуатации АСУ "Топливо"

 

Еще одной весьма непростой задачей стало обучение сотрудников. "Пользователи проходили обучение с отрывом от производства, — говорит Владимир Шарабурак. — Кроме того, в первые дни работы в системе проводились консультации на рабочих местах. Были разработаны разные учебные программы (для кладовщика, экономиста снабжения торгового дома, мастера цеха и т. д.). Срок обучения группы составлял два­три дня. Кроме того, обучающие курсы прошли ИТ­специалисты, которые в последующем самостоятельно учили сотрудников, принятых на работу. По итогам проекта было обучено порядка 350 пользователей в группах по десять­одиннадцать человек".

Бизнес­процессы "Иркутскэнерго", связанные с материально­техническим обеспечением

Итоги и перспективы

Поставленные в связи с проектом задачи были успешно выполнены. АСУ МТО охватывает все направления материально­технического обеспечения и все подразделения "Иркутскэнерго". В рамках её внедрения под патронатом начальника управления по информационным технологиям Виктора Селищева было принято и реализовано решение о взаимодействии АСУ МТО с собственной системой бухгалтерского учета ОАО "Иркутскэнерго".

Результат внедрения новой системы Владимир Шарабурак оценил следующим образом: "Первостепенной задачей было получить экономический эффект, что стало возможно благодаря АСУ МТО как инструменту, позволяющему собирать и анализировать актуальные предложения поставщиков для снижения закупочных цен и расчета потребностей в ТМЦ с целью оптимизации складских запасов по компании “Иркутскэнерго” в целом".

Решение АСУ МТО продолжает совершенствоваться. Так, в сентябре 2005 года начались работы над внедрением смежной АСУ "Топливо", которые были завершены в апреле 2006го. На текущий год намечено внедрение модулей "Учет движения ТМЦ в цеховых кладовых", "Транспортная логистика" и "Складская логистика".

Яков Шпунт, Intelligent Enterprise