ОАО «Межрегионэнергострой» оптимизировало документооборот в канцелярии с помощью компании AXELOT
В ОАО «Межрегионэнергострой» автоматизированы процессы учета входящей, исходящей и внутренней документации. В результате проекта, реализованного компанией AXELOT, возросла скорость обработки документов, усилился контроль над исполнением поручений.
ОАО «Межрегионэнергострой» – совместное предприятие ОАО «ГАЗПРОМ» и «Интер РАО ЕЭС», с 2008 года занимающееся строительством 2-го энергоблока Калининградской ТЭЦ-2. Функции приема и обработки всех сопутствующих деятельности компании документов возложены на канцелярию ОАО «Межрегионэнергострой».
В обязанности сотрудников канцелярии входит регистрация входящего документа, перенаправление его верному адресату, формирование маршрута дальнейшего перемещения документа внутри компании в соответствии с наложенной на него резолюцией, контроль выполнения поручений, предписанных в резолюции, организация регистрации и отправки исходящей документации и т.д. Наконец, в канцелярии всегда должна быть информация о местонахождении каждого документа.
«Некоторое время назад мы поняли, что работа с бумагами отнимает у нас неоправданно много времени и не всегда ведется так эффективно, как нам хотелось, – говорит Наталья Владимировна Коленко, специалист ОАО «Межрегионэнергострой». – Необходимость внедрения системы электронного документооборота была очевидна, мы же искали надежное, понятное и функциональное решение».
Таким решением для ОАО «Межрегионэнергострой» стало внедрение системы документооборота на базе «1С:Документооборот 8». Специалисты компании AXELOT, уже имеющие значительный опыт в автоматизации документооборота, продемонстрировали функциональные возможности этой системы и предложили решение, способное покрыть потребности в автоматизации всех процессов, связанных с обработкой документов. К числу таких процессов относятся и актуальные для ОАО «Межрегионэнергострой» учет входящей, исходящей и внутренней документации, выдача и контроль поручений. После проведения дополнительных консультаций с техническими экспертами компании AXELOT руководство ОАО «Межрегионэнергострой» окончательно определилось с выбором системы автоматизации и исполнителем проекта. К внедрению системы управления документами «1С:Документооборот 8» специалисты AXELOT приступили в августе 2010 года.
Работы по проекту заняли около трех месяцев. За это время было проведено обследование бизнес-процессов заказчика, связанных с документооборотом, создана схема работы системы, внесены соответствующие дополнения и изменения в типовую конфигурацию программы. Всего в рамках проекта было автоматизировано 15 рабочих мест и проведено обучение пользователей системы.
С октября 2010 года вся документация, проходящая через канцелярию предприятия, регистрируется непосредственно в СЭД, где в электронном виде хранятся учетные карточки каждого документа. Также в системе электронного документооборота теперь ведется выдача резолюций и подтверждается исполнение поручений, предписанных в них: специально для нужд ОАО «Межрегионэнергострой» был разработан отчет для контроля исполнения резолюций.
Подводя итоги проекта, Наталья Владимировна Коленко отмечает уже произошедшие положительные изменения: «На регистрацию документов мы теперь тратим гораздо меньше времени; оперативно происходит и поиск документов по электронным карточкам. Главное же, что мы можем намного эффективнее отслеживать исполнение резолюций: у нас всегда есть информация о том, у кого именно задержался документ, кто «затягивает» исполнение».
