Документы – это основные информационные носители в любой организации. Правильная работа с документами не только положительно сказывается на качестве, скорости и эффективности деятельности организации, но и в ряде случаев становится жизненно необходимой. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают практически все процессы организации.
Документооборот – непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять. Грамотно спроектированный документооборот исключительно важен для правильной организации финансового, управленческого и других видов учёта и является неотъемлемой составляющей эффективного управления.
Многие компании в процессе своего развития сталкиваются с проблемой управления возросшим документооборотом. Документов становится все больше, зачастую неизвестно, где именно они находятся – у сотрудников на местах, у контрагентов или где-то еще. Соответственно появляются проблемы с оперативным поиском документов. Количество лиц, участвующих в согласовании документа, увеличивается, соответственно увеличивается и время, расходующееся на согласование. В связи с этим возникает необходимость в централизованном хранении документов, управлении работой с ними в едином информационном пространстве и в автоматизации процессов, в которых документы участвуют. Все эти задачи успешно решаются с использованием систем электронного документооборота (СЭД).
Специалисты AXELOT имеют значительный опыт внедрения СЭД в организациях различной отраслевой принадлежности. Из существующих методик внедрения СЭД, AXELOT считает поэтапную автоматизацию процессов наиболее эффективной. Последовательное внедрение СЭД на разных участках деятельности организации (канцелярия, внутренний документооборот, договорная деятельность и т.д.) позволяет оценить результаты на каждом этапе и внести коррективы в дальнейшую работу.
Положительные изменения, вызванные внедрением СЭД, становятся заметны уже в первые дни автоматизации документооборота. В результате усиления контроля повышается исполнительность сотрудников. Использование функционала СЭД, позволяющего согласовывать электронные версии документов, сокращает общее время работы с каждым из них, снижает производственные издержки (расходы на бумагу, картриджи для принтеров). За счет регламентации процессов деятельность всей организации становится более прозрачной для руководства.
Использование СЭД для предприятий – одно из ключевых конкурентных преимуществ на рынке, а для организаций и учреждений – важный шаг в собственном развитии для решения государственных задач.
AXELOT предлагает услуги по автоматизации документооборота с использованием программного продукта "1С:Документооборот".
Для уточнения, каким образом внедрение СЭД может быть полезно и экономически целесообразно именно для Вашей организации, пожалуйста, обращайтесь к нам.
