Планирование
"1С: Консолидация 8" — это конструктор, способный адаптироваться к требованиям любого бюджетного процесса на предприятиях с разной спецификой деятельности.
Бюджетная модель
При помощи конструктора создается уникальная бюджетная модель компании.
Продукт "1С: Консолидация 8" очень быстро становится популярным у сотрудников финансовых служб, поскольку форматы бюджетов, логика их построения и связи между их статьями настраиваются в пользовательском режиме с использованием технологии Drag and Drop.
Как правило, когда организация приступает к внедрению автоматизированной системы бюджетного управления, комплект используемых бюджетных форм уже разработан в MS Excel. В таком случае не нужно повторять их разработку в "1С: Консолидация 8" "с нуля". Достаточно лишь импортировать необходимый лист в макет системы и сопоставить его ячейки элементам структуры отчета.
Инструменты планирования
Основное рабочее место пользователя при планировании данных в "1С: Консолидация 8" - сводная таблица, которая позволяет представить обрабатываемые данные в многомерной таблице.
Одновременно могут обрабатываться данные, относящиеся к разным периодам, ЦФО, сценариям. Возможность вывода абсолютного и относительного отклонения, доли в итоге и доли в консолидированном значении облегчает оперативный план-фактный и вертикальный анализы при вводе бюджетов.
Основой для формирования доходной части бюджета компании, как правило, служит прогноз объема продаж в плановом периоде. "1С: Консолидация 8" позволяет, например, прогнозировать продажи в натуральных показателях исходя из планируемых цен на продукцию.
Доход при этом рассчитывается по заданной пользователем формуле как произведение цены на введенное количество.
В качестве основы для формирования планов текущего периода могут быть взяты показатели предыдущих периодов. Для этого в "1С: Консолидация 8" используется функциональность планирования "от достигнутого", которая позволяет перенести выбранный срез данных на новый плановый период, при этом изменив его на нужный процент или сумму.
Повысить достоверность формируемых планов поможет прогнозирование. Если в программе накоплены данные за несколько предшествующих периодов, существует возможность автоматически построить по этим данным тренд и продолжить его на текущий период планирования.
В "1С: Консолидация 8" реализованы встроенные возможности организации иерархического процесса работы с бюджетом "снизу-вверх", "сверху-вниз", а также работы по смешанной схеме. Для реализации таких методик планирования в системе выстраивается финансовая структура группы, которая представляет собой иерархию центров финансовой ответственности.
При планировании "снизу-вверх" бюджеты верхнего уровня формируются при помощи механизма автоматической консолидации. Консолидированные данные можно расшифровать при помощи специального отчета, который показывает не только то, как сложились сводные цифры, но и какие корректировки исходной информации были осуществлены.
Часть данных может быть вменена ЦФО нижнего уровня. Механизм обратного распределения в "1С: Консолидация 8" позволяет спустить планы или их корректировки на уровень подчиненных бизнес-единиц, распределить вмененные расходы по нужной базе. База распределения может быть равномерной, заданной вручную или автоматической.
Для анализа планируемой динамики данных в "1С: Консолидация 8" можно проводить визуальное моделирование в диаграмме.
Графическое представление позволяет проследить, как меняется показатель, какова была динамика исходных данных, абсолютного и относительного изменения значения показателя.
Планирование — итеративный процесс. "1С: Консолидация 8" позволяет описать различные сценарии планов. Хранящиеся по разным сценариям планы в любой момент можно сравнить между собой.
Кроме того, в рамках каждого сценария необходимо иметь возможность проследить, как шел процесс ввода/корректировки данных. В "1С: Консолидация 8" это реализуется путем хранения версий бюджетов, которые также можно сравнивать между собой.
"1С: Консолидация 8" — мультивалютная система, что делает ее привлекательной для компаний, обладающих иностранными активами. В случае если бюджетная модель мультивалютная, каждая компания холдинга может планировать данные в национальной валюте, а консолидированные бюджеты будут формироваться в единой валюте управленческого учета. При этом для каждого сценария планирования могут быть установлены разные курсы для пересчета.
Варианты сбора данных
"1С: Консолидация 8" поддерживает различные варианты сбора плановых данных:
- Ручной ввод непосредственно в информационную базу "1С: Консолидация 8"
- Импорт внешних электронных таблиц
- Удаленный ввод планов через web-интерфейс.
"1С: Консолидация 8" обеспечивает пакетный импорт внешних файлов. В этом случае "1С: Консолидация 8" работает по принципу единого формата. Поэтому сначала из базы "1С: Консолидация 8" выгружается комплект бланков отчетных форм в виде файлов формата MS Excel или табличных документов системы "1С:Предприятие". Удаленные бизнес-единицы заполняют эти формы, передают их в центр. Полученные файлы загружаются в базу "1С: Консолидация 8". При этом может быть обеспечен входной контроль корректности введенных данных.
Web-интерфейс предоставляет доступ к данным "1С: Консолидация 8" из любого места, где есть Интернет. Установка специального программного обеспечения на стороне пользователя не требуется.
Использование web-интерфейса в удаленных бизнес-единицах дает следующие преимущества:
- сокращение сроков закрытия периодов (особенно на фазе ввода первичной отчетности); повышение качества исходной отчетности
- <сокращение трудоемкости для всех участников процесса
- существенное снижение трудоемкости обслуживания системы
- снижение совокупной стоимости владения программно-аппаратным комплексом.
Web-интерфейс ориентирован на заполнение отчетных форм, в том числе способом импорта файлов формата MS Excel и MXL, а также на ввод нормативно-справочной информации в удаленных бизнес-единицах.
Удобной точкой начала работы для пользователя веб-интерфейса является форма "Текущие задачи по отчетам" (которая аналогична одноименному отчету конфигурации и предназначена для отражения списка задач пользователя по заполнению отчетов).
Формы веб-интерфейса для отображения данных идентичны формам прикладного решения.
Регламент процесса планирования
В "1С: Консолидация 8" предусмотрены средства управления процессами сбора и обработки данных. Фазы планирования и сбора фактических данных могут быть структурированы в виде последовательности этапов.
Все участники процесса работают в системе в рамках матрицы полномочий, в которой производится разделение ответственности между участниками процесса за формирование, согласование и корректировку бюджетов.
Для каждого ЦФО и бюджета устанавливается исполнитель, а в качестве согласующего может быть указан отдельный пользователь или маршрут согласования. Маршрут согласования используется в случае, если для утверждения бюджет должен быть завизирован несколькими сотрудниками.
На основании матрицы полномочий задачи каждого пользователя концентрируются в специальном отчете.
Например, очередной этап процесса открыт, то для исполнителя отчетов этапа, они будут отображаться в разделе "К выполнению". В этом же разделе бюджет будет отображаться, если он был отклонен проверяющим. Видя новую задачу, пользователь сразу может перейти к нужному отчету для ввода или корректировки данных. При возврате отчета на доработку, проверяющий имеет возможность оставить замечания к "неустраивающим" данным, что существенно облегчает работу исполнителя по корректировке информации.
В другом разделе отчета о текущих задачах пользователя отображается информация об отчетах, подлежащих согласованию. На каждом этапе согласования участник процесса может согласовать или отклонить бюджет, оставив при этом соответствующий комментарий. Текущее состояние процесса согласования отчета наглядно отображается на сетевой диаграмме. Перечень полученных виз и даты визирования отчета хранятся в истории согласования отчета.
Кроме того, в "1С: Консолидация 8" существует возможность настроить автоматическое уведомление участников процесса о текущих задачах по электронной почте.
|
