Центр знаний

Уникальная задача

Журнал «Директор информационной службы», №4, 2007 г. // Апрель, 2007

Опыт внедрения учетных информационных систем может оказаться ограниченно полезен при внедрении систем управления складом. Эти систему предъявляют различные требования к исходным данным, режимам работы и проектам внедрения.

На определенном этапе развития предприятия возникает необходимость не только фиксировать все происходящее , чему способствует его учетная система, но и прогнозировать развитие событий, организовывать их, контролировать, корректировать, т.е. управлять предприятием. В этот момент появляются системы ИТ поддержки управления – управления закупками, продажами, запасами и, в том числе, система управления складом.

Последовательность событий

Как правило, система управления складом появляется раньше, чем система управления закупками или продажами. Это связано с тем, что именно склад оказывается первым в череде «узких» мест торговой компании. Обычно, менеджеры по продажам способны продать значительно больше товара, чем склад – найти и подготовить к отгрузке. Объем работ менеджера зависит от специфики клиента, от умения вести переговоры, от объема документации (одинакового для каждого заказа). При этом менеджера может не интересовать , сколько наименований заказано, какие весогабаритные характеристики у этого товара, какую предпродажную подготовку должен пройти данный товар и многое другое, с чем столкнется склад, приступив к выполнению заказа. Поиск множества наименований на складе, не имеющем четкой структуры хранения, превращается в интеллектуальную "игру-квест". А если дело усложняется наличием у товара сроков годности (продукты питания) или высокой степени схожести его единиц (запасные части), то растет число таких неприятностей как: срыв сроков поставки товара клиенту, пересортица в заказе, недогруженный (читай «ненайденный») товар. И это только внешние проблемы, связанные с клиентами, а есть еще целый пласт внутренних проблем, на уровне которых также теряются время и деньги, например, проблема переезда склада в новое помещение…

В этот момент обычно и приходит в головы топ-менеджеров идея об автоматизации управления складом. И если, например, классический довод главного бухгалтера в пользу автоматизации своего участка звучит, как "невозможно дальше обрабатывать такие объемы информации старыми методами", то при принятии решения об автоматизации склада причины, озвучиваемые уже собственником или руководителем компании, выглядят иначе – «невозможно дальше терять столько ресурсов и портить отношения с клиентами». Инициаторами автоматизации учетной и складской деятельности становятся люди разного уровня влияния и ответственности.

Для торговой или торгово-производственной компании (именно они чаще всего обращаются к консультантам за решением проблемы автоматизации управления складом) склад –одна из самых значительных ключевых точек в производственном процессе. Именно поэтому при внедрении системы складского учета успеха можно достичь только при личной инициативе, контроле и заинтересованности в результате руководства компании самого верхнего уровня. Автоматизация склада, инициированная и управляемая только одной службой (подразделение ИТ, логистики и т.д., невозможна, т.к. в этом процессе должны принимать участие все Есть моменты, затрагивающие взаимосвязанные интересы этих подразделений. Например, организационные мероприятия по запуску системы управления складом требуют от менеджеров по продажам большой предварительной работы с клиентами по снижению нагрузки на склад. А для бухгалтерии важно четко представлять себе движение информации между программными модулями системы автоматизации управления складом и учетной системы, чтобы адекватно и своевременно оформлять документацию. Поэтому инициатива должна исходить от руководства компании, а управлять процессом должно лицо, имеющее права координации и влияния на все заинтересованные службы.

Лицо определяет потребности

Различия в причинах возникновения потребности в информационных системах, объясняются различиями в позициях лиц, заинтересованных во внедрении. Возникая вслед за учетной системой, складская система сохраняет с ней тесную взаимосвязь. Здесь и далее по тексту под учетной системой предприятия будет пониматься программное обеспечение, используемое только с целью обеспечения оперативного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности компании с требуемой степенью детализации. Обе становятся друг для друга источниками информации и взаимно дополняют свою функциональность. Принципиально важным моментом является тот факт, что именно учетная система является генератором заданий по взаимодействию с внешней средой для складской системы. Склад никогда по своей инициативе не принимает и не отгружает товар. Однако товарные остатки, зафиксированные в складской системе, являются истиной в последней инстанции для всех информационных модулей предприятия – транспортного модуля, системы управления запасами, закупками и других. Иногда, при планировании автоматизации склада руководство закладывает в требования к будущей системе функциональность, не входящую в сферу компетенции склада. Например, расчет оптимального остатка товара или АВС-анализ. Следует отметить, что система управления складом – это механизм, позволяющий управлять внутренними складскими операциями, но не уровнем запасов, не графиком закупок и прочими функциями предприятия, близкими к функциям склада, но все-таки не относящимися прямо к его работе. Автоматизация указанных функций обычно служит следующим шагом в комплексной автоматизации всего предприятия, после того, как "закрывается дыра" в функционировании склада, через которую исчезают время, деньги и товар.


Система управления складом осуществляет:

  • Адресный учет мест хранения и их характеристик
  • Аналитический учет товара в разрезе его характеристик, весогабаритных параметров
  • Автоматическое планирование и отражение в системе основных складских операций: приемка товара, размещение, подпитка (пополнение активной зоны), отбор, отгрузка
  • Отражение в системе ряда прочих складских операций: маркировка товара, перепаковка товара, работа с комплектами, внутренние перемещения
  • Планирование и проведение инвентаризаций различного вида – полная, «плавающая», др.
  • Управление работой персонала склада и оборудования
  • Получение развернутой отчетности по остаткам, товародвижению, загруженности склада и персонала и др.

Различия в учетных данных

Для того чтобы заработала любая информационная система необходимо наличие целого списка всевозможных данных. Чаще всего, для учетной системы, а особенно для системы регламентированного учета (бухгалтерского, налогового), эта информация уже существует, иногда даже в электронном виде. Товары, цены, скидки собраны в прайс-листах, статьи затрат и ставки налогов можно найти в официальных источниках. Состав контрагентов и сотрудников в любой момент предоставят менеджеры и кадровики. Безусловно, в каждой компании возможны свои нюансы, создающие определенные рабочие трудности. Однако, как показывает практика компании AXELOT, в случае с системой управления складом практически каждое предприятие сталкивается с трудностями сбора данных, и практически все они связаны с информацией о товаре. Прежде всего, это трудности согласования топологии склада с товарными группами и отдельными позициями товаров. Далее, как ни странно, получение доступа к параметрам товаров - весогабаритным характеристикам, единицам хранения, данным по частоте обращений к наименованию на складе. И, наконец, получение штриховых кодов.

Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

Наверх