Центр знаний

Автоматизация склада торговой компании: задачи и специфика

Издание Intelligent Enterprise // Ноябрь, 2007

Рынок автоматизации: цифры и статистика

Практически любое оптовое торговое предприятие располагает складом, однако далеко не каждое из них планирует внедрить в складском хозяйстве систему автоматизации. Это обусловливается многими факторами, часть из которых не связана напрямую с характеристиками самого склада, а относится больше к специфике предприятия и отрасли, к которой оно принадлежит. Среди предприятий, внедряющих системы учета и управления складскими комплексами можно выделить следующие категории: производственные предприятия, торговые предприятия и предприятия, оказывающие услуги ответственного хранения. Если взять за сто процентов общее количество предприятий, имеющих склады, то по одной из типовых экспертных оценок структура распределения компаний по этим категориям составит следующую пропорцию: 55% — торговые предприятия, 35% — производственные предприятия, 10% — склады ответственного хранения (см. диаграмма 1). Однако, если мы проанализируем состав обращений предприятий, заинтересованных в оказании услуг автоматизации складов, то картина отличается. За основу взята статистика компании AXELOT. Оценку обращений представляется возможным выполнить более детально, выделив смешанные группы предприятий (см. диаграмма 2).

Смешанные группы обусловлены тем, что многие российские торговые и производственные предприятия при появлении излишков складских площадей стремятся извлечь из них прибыль, оказывая услуги ответственного хранения. Общее количество производственных предприятий, обращающихся к услугам автоматизации, распадается на две части — производство как таковое (26%) и производство, использующее излишки площади складов материалов и готовой продукции как склады ответственного хранения (11%). В сумме, предприятия, занимающиеся оказанием складских услуг (в качестве основного или сопутствующего бизнеса), составляют более трети общего количества — 39%. Это вполне логично, так как к складу ответственного хранения предъявляются значительно более жесткие требования в части точности учета и уровня обслуживания поклажедателей товара, что объективно приводит предприятия к пониманию необходимости внедрения системы управления складом. Как следует из диаграммы, максимальное количество обращений к услугам автоматизации склада принадлежит торговым компаниям (суммарно 51%). Это вызвано тем, что предприятия торговли, в отличие от производственных, часто не обладают излишками производственных площадей, что вынуждает их существенно оптимизировать эксплуатацию имеющихся складов, увеличивая обороты товара в пределах текущей складской площадки. В то же время, издержки на содержание склада и остатка товара в торговой отрасли представляют собой довольно значительную статью затрат в общей структуре расходов компании.

Задачи внедрения: от основ к перспективе

Рассмотрим основные причины, побуждающие торговые предприятия внедрять у себя системы автоматизации учета и управления складом. В практике AXELOT наиболее часто встречаются три укрупненные группы задач, которые предприятие решает посредством автоматизации: базовые проблемы (потребность в информации, устранение потерь, контроль персонала), проблемы переезда склада, проблемы развития складского хозяйства.

Задачи базового уровня стоят перед всеми предприятиями, независимо от их профиля, однако для торговых компаний потребность в их решении выше, чем у производственников. Потребность в информации, создание «прозрачного» склада — первейшая задача автоматизации складского хозяйства торгового предприятия. Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская система, критична при распределении товаров по заказам и резервировании его за сотнями покупателей. Знание местоположения на складе конкретных партий и/или единиц товара важно, например, для обеспечения точности контроля сроков годности продуктов питания, серийных номеров товаров, подлежащих сервисному обслуживанию. Данные по выработке персонала позволят создать обоснованную систему мотивации, избавиться от недобросовестных сотрудников, значительно снизить или даже полностью устранить злоупотребления кладовщиков. Корпоративная информационная система (КИС) чаще всего либо не имеет в своей структуре подобной функциональности, либо, как в случае с реальными остатками, не успевает отображать фактическое состояние склада в каждый момент времени. Под общей фразой «потери склада» могут скрываться различные издержки, которые, однако, между собой тесно взаимосвязаны. Это и непосредственные потери товара из-за сроков годности, воровства, сложностей поиска (товар «просто не нашли»), и потери времени в процессе чрезмерной длительности складских операций, например, отбора, и потери на рекламациях клиентов, недовольных пересортицей в заказе и опозданием поставки… Что же касается зависимости от персонала, то его главное «оружие» — знание расположения и специфики товара — легко устраняется наличием элементарного адресного учета товара. Указанные проблемы решаются в ходе внедрения системы управления складом. Такой ее функционал, как адресный учет, автоматическое планирование складских операций, развернутая аналитика по товару, местам хранения, сотрудникам позволяют в любой момент получить нужную информацию и избавиться от потерь и рисков, вызванных ее отсутствием, низкой скоростью работы или «незаменимостью» кладовщиков. В связи с этим, проекты автоматизации, цель которых заключается именно в устранении базовых проблем склада, возможно реализовать в сравнительно небольшие сроки и достаточно экономные бюджеты, в зависимости от желаемого набора функций и применяемой технологии идентификации товара.

Отдельным пунктом следует обозначить проблему переезда склада на новое место. С этой задачей чаще всего сталкиваются именно торговые предприятия, как наиболее мобильные. Только довольно крупные организации могут позволить себе приобрести склад в собственность. Остальные компании чаще всего арендуют складские площади и, как следствие, подвержены риску смены условий аренды. Помимо этого, переезд может быть также вызван ростом оборотов предприятия, расширением ассортимента, изменением условий хранения и обработки товара, что уже само по себе усложняет управление складом. В этих случаях внедрение системы автоматизации представляется удачным выходом из положения. Однако, необходимо отметить, что автоматизация склада в момент переезда имеет свои особенности. Обычно требуется выполнить проект в сжатые сроки в относительно неопределенной среде (новый склад, новое оборудование, новые технологии грузопереработки…). Поэтому, чтобы обеспечить должную скорость переезда и простоту адаптации на новом месте, проект автоматизации должен основываться на самых простых функциях систем и технологиях работы склада. Все усовершенствования склада и системы — следующим этапом.

Торговые предприятия, планомерно решающие задачи, связанные с развитием склада и системы автоматизации, пока еще редкость на нашем рынке. Обеспечить б́ольшую пропускную способность склада, получить сложную аналитику, автоматизировать специфические операции — все это задачи «на перспективу», которые станет решать только крупное, устойчивое предприятие, располагающее достаточным для заказного проекта бюджетом, с собственными развитыми логистической и IT-службой, способными содействовать успешному выполнению проекта автоматизации и обеспечить сопровождение полнофункциональной системы управления складом.

Специфика проекта: нюансы и «тонкости»

Задачи повышения эффективности складского хозяйства, стоящие перед предприятиями, чаще всего одинаковы в целом, а специфика отрасли выражается в степени выраженности той или иной проблемы. Для торговых предприятий характерны следующие отличия от других организаций: б́ольший количественный ассортимент и качественное разнообразие товара, значительно б́ольшее число поставщиков и покупателей, зависимость от поставщиков в части формата поставок и пр.. С этой спецификой связана целая цепочка особенностей во внедрении складских систем автоматизации.

Ассортимент склада — это очень важная для автоматизации характеристика. Ее влияние проявляется опосредованно через топологию склада и технологию работы с товаром. Торговое предприятие, которое «доросло» до складской системы автоматизации, чаще всего располагает очень большим ассортиментом товара — от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч наименований. Однако не только и не столько количество позиций в каталоге товаров влияет на функциональность проекта автоматизации и сложность внедрения. Если все товарные позиции имеют близкие весогабаритные параметры, условия хранения, параметры отгрузки (паллетами, коробами, штуками…), то для них будут применяться сходные или одинаковые системы хранения (стеллажи, полки, консоли…), у них будет одинаковый процесс грузопереработки и логика выполнения отдельных складских операций. В этом случае и проект автоматизации будет относительно прост по функционалу и быстр в исполнении. Однако, такая ситуация характерна более для производственных складов, где есть несколько десятков наименований, хранимых и отгружаемых в объеме паллет. На складах торговых предприятий обычно все иначе — в их ассортименте можно, например, встретить и огромные бухты и барабаны кабеля, размещенные на примыкающей к помещению склада территории, и россыпь маленьких лампочек, сложенных в пластиковые лотки размером двадцать на тридцать сантиметров. В этом случае, исполнитель проекта и его заказчик сталкиваются со сложной, но интересной задачей автоматизации различных технологий учета товара и управления его перемещением по складу. Иногда приходится применять и нестандартные решения, требующие при необходимости программного вмешательства в типовые модули системы управления складом.

Большое количество поставщиков и покупателей торговой компании — это ключевой фактор, который обычно отсутствует у производственного предприятия. Влияние, которое он оказывает на работу склада и, как следствие, на процесс автоматизации, крайне велико. Чем больше указанные числа, тем выше интенсивность работы склада, тем больше заказов в единицу времени, больший ассортимент в заказе отбираемых товаров, больше оформляемых документов, меньше времени на исправление ошибок и, следовательно, выше требования к качеству комплектации… Список можно продолжать. С точки зрения системы автоматизации важнее не физическое количество обрабатываемых товаров в единицу времени, а их виртуальное выражение в виде количества документов, количества строк в документах, количества ячеек (мест хранения) склада, среди которых осуществляется поиск товара и т.п. Иными словами, отбор 10 000 единиц товара, выраженных одной строкой задания, будет обрабатываться системой несоизмеримо быстрее, чем 10 товаров по одной единице, находящиеся в разных ячейках, хотя, очевидно, что физическая трудоемкость выполнения первого задания больше, чем второго. Анализ статистики документооборота имеет большое значение для определения нагрузки как на складской комплекс в целом, так и на автоматизированную систему и ее производительности на конкретном складе.

Есть составляющие складских бизнес-процессов, которые определяются внешними факторами, например, взаимодействием с поставщиками товара. Это такие параметры, как равномерность поставок, количество товара в упаковке (коробе, ящике и пр.) и его числовая стабильность, количество товаров на паллете, наличие штрихового кода, состав информации, зашифрованной в штриховом коде. Производственное предприятие может решать эти вопросы на уровне цеха, унифицируя формат поставки и снимая массу проблем со своего складского хозяйства. Торговое же предприятие, если не удается договориться с поставщиками, вынуждено делать все самостоятельно. Допустим, на складе хранится большой ассортимент похожего товара. Для предприятия, стремящегося к предельно высокой точности отбора, снижению потерь, скорости выполнения операций, необходимо внедрение штрихового кодирования и применение в работе терминалов сбора данных. Для этого нужно, чтобы каждая единица товара имела на своей упаковке штриховый код, при этом далеко не каждый поставщик наносит его на свою продукцию. Но и с нанесенными кодами возможны различные коллизии: не все нанесенные штриховые коды считываются, возможны совпадения кодов у разных номенклатурных позиций, штриховые коды есть не для всех единиц товара (например, нет штрихового кода для групповой упаковки)… Встречаются товары, для которых штриховый код — элемент «современного» дизайна, не несущий никакой смысловой нагрузки. Таким образом, торговое предприятие стоит перед необходимостью: во-первых, получения, по возможности, штриховых кодов от поставщиков, во-вторых, верификации полученной базы данных штриховых кодов, в-третьих, организации у себя на складе операции маркировки товаров, не имеющих штрихового кода. Для этого необходимо наличие достаточных площадей, времени, персонала, оборудования и системы автоматизации.

Размер заказа: чем мельче, тем сложнее

На основании опыта десятков выполненных AXELOT проектов можно утверждать, что различия в процессе автоматизации крупнооптовых складов и мелкооптовых по своей сути аналогичны различиям между автоматизацией производства и торговли. Ведь производственное предприятие тоже торгует (если мы говорим о складах готовой продукции), реализуя свою продукцию. Чем более мелкими партиями конкретного товара ведется отгрузка, чем ближе торговая компания в цепочке поставок к конечному потребителю, тем больше ее ассортимент, тем сложнее у нее устроен склад, тем большая степень автоматизации процесса требуется во избежание ошибок, потерь и задержек в работе. Крупный опт — это чаще всего единое складское пространство, заполненное грузовыми стеллажами или вообще напольным хранением, где не имеет смысла выделение зоны отбора, товар уходит в объеме паллет и изредка коробами, интенсивность работы — десятки отгрузок в сутки, складской бизнес-процесс не подразумевает регулярного вскрытия паллет и/или коробов… Для такого склада бывает вполне достаточно внедрения типовой системы автоматизации с базовым функционалом (адресный учет и основные складские операции). Вполне отвечает требованиям к точности и скорости работы такого склада и технология использования бумажных носителей заданий на выполнение складских операций. Темп работы позволяет применить размещение товара по факту, что автоматически ослабляет требования к входной информации, не требуется наличие выверенных весогабаритных параметров товара — соответственно сокращается подготовительный этап проекта. Такой склад — это одна крайняя точка на шкале сложности проектов.

Другая крайность — это мелкооптовый склад с огромным ассортиментом, с разнообразными системами хранения (грузовые и полочные стеллажи, консоли для негабаритного товара, напольное хранение, узкопроходные стеллажи и пр.), сотнями (или даже тысячами) отгрузок и десятками поставок в сутки. Это склад, который имеет выделенную зону комплектации, которая пополняется по определенным правилам, и зону производства, где ведется работа по формированию комплектов. На этом складе товар может отгружаться как паллетами, так и коробами, и поштучно — и в каждом случае должна сработать своя логика операции отбора, чтобы минимизировать путь кладовщика и ускорить сбор заказа. При этом есть товарные группы, где очень трудно различить товар визуально, а некоторые товары еще и имеют срок годности… Такой склад безусловно уже не сможет претендовать на скоростную автоматизацию за один-два месяца по «бумажной» технологии, здесь уже нужен основательный подход к анализу бизнес-процессов склада и переложению их на «язык системы» с полной автоматизацией планирования операций размещения, пополнения, отбора и пр. и тщательно продуманным применением технологий штрихового кодирования.

Автоматизация склада торгового предприятия — задача творческая, зависящая от множества разнообразных и взаимосвязанных факторов. Потребности самого предприятия, специфика его работы (крупный опт, мелкий опт, розница…), наличие смежных складских функций (оказание услуг ответственного хранения), условия внешней среды (взаимодействие с поставщиками) — все это оказывает влияние на процесс внедрения складской системы. Именно сочетание испытанных проектных технологий автоматизации и учета особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном использовании ресурсов.

Тимашов Алексей, Генеральный директор компании AXELOT

Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

Наверх