Предприятие, чей склад переезжает на новое место, испытывает все те же проблемы, что и предприятие, склад которого работает в обычном режиме. В частности, оно несет потери от рекламаций и возвратов, от «потерянного» на складе товара, от уничтожения товара с истекшим сроком годности, выплачивает штрафы за опоздания поставок и ошибки в заказах. Однако при переезде все перечисленные издержки многократно увеличиваются, плюс к ним неизбежно добавляются расходы на одновременное содержание двух складов на время переезда, на поиск нового персонала или на адаптацию и обучение старого и т.п. Часто переезд влечет за собой временное уменьшение прибыли предприятия, вызванное снижением пропускной способности склада в результате падения скорости отбора.
Прибыль нужно уметь считать, в том числе и при переезде склада
Общий объем затрат и убытков, связанных с переездом склада, в каждом конкретном случае могут оценить лишь работающие на предприятии специалисты. Точно так же внутренний персонал может подсчитать и сравнить скорости отбора на старом складе при обычном темпе работы и на новом складе во время и сразу после завершения переезда. Уже имея в распоряжении значение, отражающее произошедшие изменения в скорости отбора (коэффициент изменения скорости отбора), можно вычислить, как сильно изменится прибыль предприятия в результате вызванного переездом снижения оборачиваемости складских запасов:
Изменение прибыли = Оборот предприятия на старом складе * (Коэффициент изменения скорости отбора — 1) * Рентабельность товарооборота,
где Коэффициент изменения скорости отбора = Скорость отбора на старом складе / Скорость отбора на новом складе.
Операция отбора обычно является критичной точкой для процесса подготовки заказа и для общей длительности цикла товародвижения по складу в целом. Поэтому именно изменение скорости отбора взято за основу для расчета. Все на складе взаимосвязано, и скорость отбора, в свою очередь, зависит от качества приемки (идентификации и маркировки) товара и удобства его расположения на складе. В процессе переезда эти операции также могут подвергнуться негативным изменениям — далеко не всегда известно, как размещать товар на новой территории, какими товарными группами, в какую часть склада, нужно ли предусматривать для него выделение зоны отбора и т.д.
Может ли система управления складом быть полезна сама по себе?
Логично, что предприятия, столкнувшиеся с необходимостью переезда склада на новое место, ставят перед собой цель минимизировать и затраты на сам переезд, и сопровождающие его операционные сложности настолько, насколько это только возможно. Достижение указанной цели представляется реальным только в случае упорядочивания работы нового склада уже в процессе переезда. Гарантией порядка в первую очередь может стать наличие продуманной технологии выполнения работ на складе. Именно поэтому сейчас многие предприятия стремятся предупредить возникновение складских проблем, формируя заранее свое видение того, как необходимо оборудовать новый склад, как должны быть организованы на нем технологические процессы обработки товара. Это помогает значительно снизить риски переезда, а значит, и связанные с этим издержки.
Кроме технологического проекта нового склада необходимо наличие опытного, хорошо зарекомендовавшего себя персонала, а также внедрение складской системы управления. Наилучшим вариантом представляется сочетание всех трех компонентов, однако очевидно, что это возможно далеко не всегда. Потребность в срочном переезде может не дать времени на разработку технологического проекта склада, опытный персонал откажется ездить на другой конец города. Остается автоматизация. Конечно, полнофункцинальная система управления складом не заработает волшебным образом за месяц, но установка соответствующего программного обеспечения даже в базовом виде уже может решить целый ряд проблем и помочь предприятию преодолеть переезд с минимальными потерями. В первую очередь, автоматизированная система управления складом предоставляет актуальную информацию о количестве, качестве и местонахождении товара, что позволяет держать под контролем все процессы, независимо от уровня подготовки персонала, сложности стеллажных конструкций и конфигурации склада. К числу возможностей системы, способствующих организации максимально безболезненного переезда и последующей налаженной работы склада, можно отнести следующие:
- организация адресного хранения;
- детальный учет номенклатуры в разрезе качества, партий, сроков годности, серийных номеров и т.д.;
- автоматическое планирование отбора из адресов хранения;
- регулярное проведение плавающих инвентаризаций по товару, зоне, ячейке…
Мы намеренно не приводим здесь все возможности систем управления (автоматическая диспетчеризация и контроль работы персонала склада в on—line режиме, поддержка многоступенчатых схем перемещения товара со сменой оборудования, управление зоной отгрузки с учетом загрузки транспорта, взаимосвязь системы и роботизированного складского оборудования и т.п.). Это связано с тем, что автоматизация склада в процессе переезда — задача специфическая, во многом ограниченная рядом обстоятельств.
Время, люди и технология работ как краеугольные составляющие успешного переезда склада
Одно из основных ограничений — сроки переезда. Бывает так, что переезд склада не планируется заранее, а совершается вынужденно, в связи с ростом арендной платы, продажей арендодателем площадей, другими причинами, не зависящими от предприятия-арендатора. Тем не менее, чаще заказчик, зная о переезде заранее, вспоминает о возможностях автоматизации в последний момент — например, за два месяца, а то и меньше. В таких случаях проект осуществляется в сжатые сроки, что не оставляет времени и возможностей для внедрения полнофункциональной развернутой системы — приходится ограничивать круг складских процессов, подлежащих немедленной автоматизации, выбирая наиболее значимые с точки зрения налаживания нормальной работы нового склада. Если же предприятие осуществляет плановый переезд склада, и задача автоматизации ставится в разумные сроки (например, за полгода), то тогда речь может идти о совсем другом уровне функциональности внедрения системы управления складами.
Не следует забывать и о таком факторе, как людские ресурсы, во время переезда ограниченные как во времени, так и в численности. Невозможно проводить автоматизацию склада без привлечения специалистов IT— службы и логистического подразделения предприятия, которые в момент переезда целиком и полностью в нем задействованы и не всегда способны уделить достаточное количество времени и внимания «дополнительному» проекту — внедрению системы управления складом.
Как уже говорилось выше, на автоматизацию влияет также и тот факт, насколько хорошо организован технологический процесс на новом складе, т.е. насколько корректно выбраны системы хранения склада с учетом специфики его товара, насколько оптимизированы товаропотоки и согласована работа подъемно-транспортной техники и персонала. В ситуациях, когда технология работ еще не сформирована, следует автоматизировать минимум операций, способных обеспечить устойчивое функционирование склада в процессе переезда. Иногда возможна ситуация, при которой складская технология предположительно переносится со старого склада — например, те же стеллажи с тем же товаром обслуживаются той же техникой в том же режиме интенсивности. В этом случае можно автоматизировать те процессы, работа которых была отлажена на предыдущем месте. Однако не факт, что «копирование» процесса на новый склад произойдет без сбоев. В некоторых случаях технология создается «с нуля» специально для новых площадей. В любом случае, не рекомендуется автоматизация большого числа операций — следует ограничиться лишь процессами, критичными для скорости и безошибочности работы склада.
Общее правило таково: автоматизировать следует лишь те операции, которые были хорошо отработаны на старом месте и могут быть перенесены практически без изменений, либо без автоматизации которых нельзя организовать нормальное функционирование склада при переезде. Внедрение остального функционала нужно отложить до того времени, когда устоится технология работы нового склада — невозможно автоматизировать беспорядок, уповая на то, что в результате он сам собой исчезнет.
Резюмируя, можно сказать, что согласно опыту проектов AXELOT, практически во всех ситуациях не следует планировать полномасштабную автоматизацию операций при переезде склада — очень велика вероятность проявления по крайней мере одного из ограничительных факторов (время, люди, технология). Но и отказ от внедрения системы управления не является верным решением. Следует разделить проект на несколько этапов, начав с автоматизации более или менее узкого круга процессов, постепенно двигаясь вперед, используя все возможности системы, способные оптимизировать функционирование предприятия.
Тише едешь, дальше будешь или лучше меньше да лучше
Первым шагом при автоматизации должно стать введение адресного хранения, являющегося основой любой системы управления складом. Уже на этой стадии гарантировано решение множества проблем, поскольку в любой момент можно получить информацию о том, где именно какой товар и в каком количестве находится. Тем самым значительно снижается проявление человеческого фактора, часто становящегося причиной ошибок в складских операциях, качество выполнения которых при отсутствии автоматизированной системы целиком и полностью зависит от знаний, опыта и ответственности складских работников.
Обязательной является и автоматизация операции отбора, влекущая за собой повышение его скорости и качества, и, опять же, сводящая к минимуму влияние человеческого фактора. Как результат — уменьшение ошибок при формировании заказов, а, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов и пропускной способности склада.
Операции приемки и отгрузки автоматизируются «по умолчанию», т.к. являются точками входа и выхода товара. Инвентаризация также в приоритете, как функция контроля остатков. На первой стадии автоматизации необходимо реализовывать эти функции в самой простой форме, как, впрочем, и отбор.
Автоматизацию поиска адресов для размещения следовало бы отложить на более поздние сроки, хотя большинству заказчиков эта процедура представляется одной из самых необходимых. Однако часты случаи, когда при переезде на новый склад логика размещения на нем товаров продумана не до конца, не зафиксирована и неизвестно, как и под воздействием каких именно причин она может измениться уже в самые первые месяцы работы склада. Плюс не нужно забывать, что для операции автоматического размещения в системе должна присутствовать информация обо всех весогабаритных характеристиках (ВГХ) товара. Собрать такую информацию во время переезда — еще одна задача, требующая значительного времени и ресурсов. Сбор ВГХ можно отложить до момента нормализации работы склада, а на начальной стадии использовать размещение «по факту» с последующей фиксацией места расположения товара в системе автоматизации. На практике эту операцию можно сразу сделать безбумажной и достаточно удобной для сотрудников склада. При наличии на товаре штрихкода или при возможности организовать маркировку на новом складе, можно выполнять размещение «по факту» с использованием радиотерминалов сбора данных. Это позволит оперативно и с минимумом ошибок разместить товар без весогабаритных характеристик в места хранения и далее пользоваться этой информацией для целей отбора и инвентаризации.
Нужно ли изобретать велосипед при переезде склада?
Обращаясь за услугами автоматизации склада в связи с переездом, клиент рассчитывает, что стоимость проекта будет ощутимо меньше потерь, которые могло бы понести предприятие в случае своего отказа от использования системы автоматизации на новых площадях. Дополнительно возникают и особые требования к срокам — чем быстрее завершится внедрение решения, тем лучше для склада и предприятия в целом. Достижение указанных целей гарантировано при максимальном приближении проекта к типовому варианту, проверенному на практике компанией-исполнителем. Все организационные и технические инструменты реализации (план-график работ, базовое программное обеспечение, техническое задание, рабочие инструкции, инструменты интеграции с корпоративной информационной системой и т.д.) должны минимально отличаться от типовых и не требовать специальной доработки под нужды конкретного предприятия. Здесь еще раз стоить вспомнить о необходимости ограничения масштабов проекта — типовой может быть автоматизация только основных, схожих для большинства складов, функций.
Существует способ сокращения сроков и стоимости внедрения, основанный на так называемой сервисной (Time&Material) технологии ведения проекта. В этом случае предполагается частичное использование проектной документации, запараллеливание некоторых работ, больший уровень ответственности заказчика за принимаемые решения. Такой подход является выходом из положения при крайне сжатых сроках, но, как и все в этом мире, имеет свою оборотную сторону. Возможно снижение качества работ и рост итоговой стоимости, так как скоростная реализация локальных задач может потребовать в дальнейшем переделки этих временных решений в целях долгосрочной эксплуатации.
В заключение хочется сказать, что главное в автоматизации переезжающего склада — это адекватная оценка возможностей предприятия внедрить систему в имеющиеся сроки, с данным персоналом и технологией. Спектр предлагаемых решений велик — от внедрения простого адресного учета до организации управления роботизированными системами хранения. Все реализуемо, надо только понять, что именно можно успеть сделать в текущей ситуации с минимальными потерями и наилучшим качеством, а что оставить «на сладкое».
Любовина Дарья, руководитель проектов AXELOT