Набор ошибок, допускаемых разными предприятиями в процессе внедрения системы автоматизации склада, можно считать стандартным, несмотря на существенные различия в их деятельности. Как правило, в общем списке выделяются три основные группы проблем:
- Проблемы целеполагания — возникают на любом этапе проекта, являются следствием некорректно сформулированных целей, отклонений от целей проекта и т.п.
- Проблемы этапов внедрения — возникают на отдельных этапах реализации проекта и связаны со спецификой данных этапов
- Проблемы управления проектом — возникают на любом этапе проекта и являются следствием слабого контроля проекта, плохих коммуникаций между управляющими структурами сторон проекта.
Проблемы целеполагания могут зарождаться уже в момент принятия решения о начале проекта. Задачи автоматизации — это ответы на вопрос «Зачем предприятию проект?», которые могут быть, например, следующими:
- Повышение точности складского учета товарно-материальных ценностей
- Оптимизация использования складских площадей и объемов
- Уменьшение времени, затрачиваемого на проведение складских операций
- Уменьшение количества ошибочных складских операций
- Устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров
- Уменьшение затрат на фонд заработной платы складских работников в результате сокращения численности персонала
- Уменьшение избыточной зависимости от персонала и т.п.
От постановки цели зависит очень многое в развитии проекта. Так, если цель — устранение потерь по сроку годности, то приоритетными решениями при создании системы должны считаться именно те, которые обеспечат гарантированный отбор по дате выпуска, даже если при этом могут быть затрачены дополнительные ресурсы. Например, такими решениями могут стать организация процесса внутренней маркировки товара штриховым кодом, содержащим информацию о сроке годности, а также приобретение оборудования для работы с нанесенным штриховым кодом.Чтобы избежать проблем в рабочем процессе, необходимо анализировать соответствие каждого предложения по проекту поставленным целям. Это в равной степени относится как к изменениям в бизнес-процессах, так и к созданию системы автоматизации управления складом. Контроль следования целям проекта должен постоянно находиться под пристальным наблюдением руководителей и кураторов проекта.
Любой проект содержит типовые этапы выполнения. Обобщенно к ним относятся:
- Обследование — анализ складских операций для определения целей проекта, состава работ, сроков их выполнения, необходимых ресурсов, стоимости, других параметров проекта
- Логистическое проектирование (при необходимости) — оптимизация грузообработки на складе, расчет подъемно-транспортного и стеллажного оборудования, расчет численности складского персонала и т.п.
- Дизайн и разработка системы — проецирование функциональных возможностей системы автоматизации на складские процессы, поиск возможных разрывов между ними, принятие решений по способам их устранения, настройка системы, интеграция с системой оперативного учета
- Внедрение — обучение пользователей, ввод начальных данных, запуск в эксплуатацию
- Начальное сопровождение системы
Приведем несколько примеров типичных проблем, с которыми столкнулась компания AXELOT на своем опыте. Начальный этап характеризуется значительными объемами проектной документации, согласование которой подвержено риску срыва сроков из-за желания довести состояние технического задания на проект (и не только) до «идеального». Как следствие, это может привести к увеличению бюджета. Положительный эффект в данном случае несопоставим с затратами, понесенными для его достижения. Чтобы этого избежать, еще на этапе составления плана проекта необходимо договариваться о количестве итераций по документам и строго придерживаться установленных сроков согласования документации.
На этапе дизайна системы часто требуется выбрать оптимальный вариант программной реализации отклонений от типового варианта внедряемой системы, при этом не забыть о времени для тестирования внесенных в код программы изменений. Каждую задачу можно решать с различной степенью автоматизации. Например, операция пополнения (подпитки) может быть реализована по-разному — от ручного формирования задания в случае необходимости до автоматической выдачи его с учетом всех потенциальных заказов и поставок товара. Единственно правильное решение, как правило, находится именно тогда, когда вспоминают о жестких временных рамках проекта, не позволяющих необоснованно наращивать функционал. Также важно соблюдать паритет точек зрения заинтересованных в проекте подразделений, например, IT и логистов. Более приоритетным в большинстве случаев следует считать мнение предметных специалистов, так как именно они являются конечными пользователями системы.
На этапе внедрения часто приходится сталкиваться с проблемой увольнений из-за нововведений. Предупредить этот риск возможно следующим образом: провести разъяснительную работу, усилить планы обучений, разработать особую систему мотивации, составить очень подробные, пошаговые инструкции. Но иногда кадровой службе предприятия все же правильнее воспринимать вероятность увольнения сотрудников как объективную реальность и заблаговременно подготовиться к замене персонала. Такое решение следует принять, если стоимость удержания старого состава больше, чем поиск и адаптация нового. Новые сотрудники не обременены старыми привычками и регламентами и с большей легкостью могут освоить новую технологию работы. Как правило, в результате внедрения системы управления складом скорость адаптации новичков резко возрастает, сотрудник осваивается с работой в течение несколько дней.
В процессе автоматизации складского хозяйства под жестким контролем должен находиться достаточно широкий спектр факторов и ресурсов, особенно время, стоимость, персонал и качество получаемого результата. В компании AXELOT разработана и используется собственная инновационная технология управления проектами, позволяющая реалистично планировать ресурсы в режиме реального времени, контролировать их эффективное использование и достигать требуемого уровня качества результата.
Типовой проблемой является нарушение временных рамок проекта. Фактически, данная проблема — лишь производная от прочих сложностей. Однако, возможно избежать и ее возникновения, минимизировав зависимость от вызвавших ее факторов. Для этого необходимо использовать специальные инструменты управления проектами, в т.ч. календарный план-график проекта.
Календарный план-график проекта — это документ, который определяет весь ход работ по проекту, выстраивает их последовательность и взаимосвязи, содержит контрольные точки, распределяет ответственность между исполнителями, регулирует затраты. Чем точнее и адекватнее составлен график, тем меньше шансов у проекта выйти за свои временные ограничения. План-график должен включать резервы времени на непредвиденные обстоятельства, на согласование документов и совещания. Важнейший фактор успеха — это налаженные коммуникации между проектными командами исполнителя и заказчика, поэтому в обязательном порядке следует планировать и учитывать также и время, затрачиваемое на их взаимодействие.
Изменение стоимости проекта может быть как следствием растягивания исходных задач, так и возникновения новых. Иногда это связано с объективной необходимостью, но чаще расширение функционала является следствием «творческого поиска» участников проекта. Такие задачи лучше фиксировать и оставлять на последующие этапы развития системы. Обычно важнее сделать проект вовремя с меньшим уровнем автоматизации, достигнув основных целей, чем наращивать функционал до момента, когда заинтересованность в результатах проекта уже покинет всех его участников.
Следующий и, пожалуй, наиболее критичный фактор риска — это кадры. В сфере IT, как и в любой другой отрасли, основывающейся на знаниях и практическом опыте персонала, результат в наибольшей степени зависит от людей. Соответственно, основные риски и проблемы проекта зависят от профессионализма, ответственности, готовности к изменениям проектных команд. В нашей практике нередко бывают случаи, когда руководству предприятия необходимо оперативно реагировать и на саботаж, и на увольнения, и на передел сфер влияния.
Одной из ключевых проблем является отсутствие у заказчика квалифицированного персонала, который располагает достаточными знаниями и временем для работы в проекте. Например, в практике AXELOT был случай, когда техническое задание было принято практически без согласования со стороны заказчика ввиду отсутствия у его сотрудников достаточной компетенции. В итоге, значительные расхождения между ожидаемым от проекта и полученным результатами пришлось исправлять только по факту, когда клиент столкнулся с уже готовой к вводу в эксплуатацию системой. Подобных ситуаций можно избежать, приняв в штат компетентных сотрудников, что требует времени на их поиск и интеграцию в коллектив. Если же постоянная штатная единица не предусмотрена, функцию контроля за выполнением работ можно поручить внешней IT компании в режиме аутсорсинга.
В ходе проекта на регулярной основе следует контролировать качество получаемого продукта — совпадает ли полученный результат с заявленными целями? В нашей проектной технологии существует механизм контрольных точек, основное назначение которого состоит в том, чтобы проанализировать состояние проекта, его выполненные, текущие и потенциальные задачи, сопоставить желаемое с действительным и выработать решения по возникающим отклонениям. К данным контрольным точкам относятся встречи руководителей проекта и совещания управляющего комитета проекта.
Широкий спектр проектных рисков не ограничивается перечнем, представленным в данной публикации. К ним также относятся поверхностный подход к сбору и вводу начальных данных для системы, недальновидная «экономия» на числе автоматизированных рабочих мест и производительном серверном оборудовании, недооценка состава работ, сроков и стоимости при внедрении технологии штрихового кодирования, прочие невидимые поначалу препятствия. Резюмируя, можно назвать несколько факторов, которые позволяют предупредить большинство потенциальных проблем. Это, в первую очередь, опыт собственных сотрудников и компании, взявших на себя обязательства по выполнению проекта. Чем больше реализованных проектов различной сложности в разных отраслях, чем выше профессионализм участников проекта, чем лучше отлажена на практике проектная методология и инструменты автоматизации, тем выше вероятность предсказуемости и успешности проекта автоматизации склада.
А. Тимашов, Генеральный директор AXELOT