Одна из основных причин, по которым предприятие может быть не удовлетворено результатом внедрения системы автоматизации, — это наличие у руководства компании завышенных требований к процессу автоматизации, функциональности системы и потенциальному эффекту. Как и в любом деле, отсутствие правильно поставленной цели приводит к результатам, которые далеко не всегда совпадают с истинными ожиданиями. Какими должны быть технология внедрения, функционал системы, сроки проекта, глубина проработки процессов — все эти решения должны логично вытекать из реальных потребностей предприятия. Большинство компаний, обращающихся за услугами автоматизации, стоят перед одинаковыми задачами и имеют сходные проблемы. На основании практики обращений в компанию AXELOT, среди них можно выделить несколько групп потребностей, побуждающих предприятие начать процесс внедрения системы управления складом.
Самыми острыми проблемами работы складского хозяйства обычно являются следующие: отсутствие информации о товаре и состоянии склада, потери товара и времени, низкое качество обслуживания клиентов, зависимость от персонала. Каждая из этих проблем может быть разложена на составляющие. При нехватке информации у заказчика может быть потребность знать реальное количество товаров, иметь возможность контроля каждой партии/единицы товара, учитывать выработку персонала. В ситуации, когда «больным местом» склада являются потери товара, возможно следующие разновидности проблемы: потери по сроку годности, потери от воровства, потери от «невозможности найти» товар. А потери времени могут возникать в процессе непосредственного выполнения складских операций, в ходе перемещения по складу, при оформлении документов. В свою очередь, качество обслуживания клиентов складывается из двух составляющих — точность отбора товара и своевременность поставки. Снижение зависимости от персонала особых пояснений не требует. На складе, где не применяется система автоматизации, главное лицо — кладовщик, который знает, где лежит товар. Все эти потребности объединяет их «фундаментальность», потому что без решения проблемы учета, устранения потерь товара и ввода хотя бы минимального контроля персонала, невозможно далее развивать складское хозяйство и внедрять сложные схемы автоматизации. Отсюда следует и вторая общая особенность этих проблем — для их решения, обычно, не требуется длительное и сложное внедрение полнофункциональной системы автоматизации. Чаще достаточно минимума базовых функций, чтобы решить указанные задачи, стоящие перед предприятием.
Особняком стоят задачи склада, перед которым стоит проблема переезда на новое место. В этом случае на базовые потребности накладываются дополнительные сложности, вызванные новыми обстоятельствами — новым помещением, новыми людьми, новыми технологиями. Предприятие нуждается в быстрой адаптации на новом складе, что подразумевает знание сотрудниками расположения товара в новом помещении, возможность быстрой смены состава персонала при невозможности его перевода на новое место, обеспечение скорости выполнения операций, достаточной для поддержания привычного уровня отгрузок. При смене склада часто еще бывает необходимо выполнить переезд в максимально сжатые сроки, так как в этот период предприятие обычно оплачивает сразу две складских площадки. Поэтому, в таких случаях главными требованиями к проекту автоматизации обычно становятся простота и скорость.
Совсем с другой точки зрения подходят предприятия, склад которых либо уже частично автоматизирован, либо так хорошо организован, что проблем с задачами нижнего уровня не возникает — и учет поставлен, и скорость работы достаточная, и потерь нет. В этом случае, мы имеем дело с клиентом, решающим продвинутые задачи. Такие, например, как обеспечение большей пропускной способности склада (в N раз), получение сложной аналитики по работе склада, автоматизация специфических складских операций. Такие клиенты нуждаются уже в индивидуальном подходе, глубокой проработке проблемы, внедрении современных, иногда сложных, возможно, даже нестандартных решений.
В соответствии с разнообразием потребностей предприятий, существует и разнообразие проектных схем для реализации проектов автоматизации складов. В своей работе компания AXELOT опирается на три базовых варианта проектов: мини-формат (базовый проект), стандартный проект, заказной проект. Базовый проект характеризуется высокой скоростью реализации, применением обкатанных типовых проектных технологий, обеспечивающих качество работ, внедрением типового программного обеспечения. При его реализации от всех участников автоматизации требуется принимать простые решения, запускать во внедрение только критические задачи, широко применять в работе склада организационные методы. Проект, выполненный по такой технологии, не позволит реализовать сложные алгоритмы и нестандартные решения, однако быстро и эффективно решит проблемы базового уровня. Следующая по масштабу технология внедрения — стандартный проект. Здесь уже не ставится во главу угла скорость и экономный бюджет. В рамках стандартного проекта уже можно говорить об автоматизации полного цикла складских операций с тщательной проработкой индивидуальных условий функционирования склада. Стандартный проект позволяет внедрить технологию штрихового кодирования, внести некоторые изменения в типовое программное обеспечение, реализовать индивидуальную схему интеграции системы управления складом и корпоративной системы. Чего не предполагает стандартный проект — это радикального изменения бизнес-логики работы базового программного продукта и отклонений от типовой проектной технологии внедрения. Иными словами, стандартный проект — это проект также на основе типовых составляющих (система, технология, документация, ресурсы), как и базовый, но с большей функциональностью, позволяющей учесть индивидуальные потребности заказчика.
Однако, в любой области есть свои исключения из правил — склады, чей бизнес-процесс не укладывается в стандартную схему. Тогда выполняется заказной проект, ограничениями которого являются только технологические параметры платформы, организационные возможности склада и бюджет заказчика.
Итого, сравнение трех технологий по основным параметрам выглядит следующим образом:
| Проектная технология | Функциональность | Сроки | Применяемые технологии идентификации | Получаемый результат |
| Базовый проект | Минимум: § Адресный учет § Критические складские операции: приемка, размещение, отбор, отгрузка, инвентаризация § Типовая отчетность § Возможно ручное планирование некоторых операций при недостатке данных о весогабаритных характеристиках товара § Типовая интеграция с корпоративной системой | Минимум: 1–3 месяца | Только бумажные носители заданий | Быстрое внедрение минимального функционала оперативно решает базовые проблемы: учет товара, быстрота отбора, контроль персонала. Первичный эффект автоматизации достигается в минимальные сроки. |
| Стандартный проект | Оптимум: § Адресный учет § Типовые складские операции: маркировка, приемка, размещение, пополнение, отбор, отгрузка, переупаковка, работа с комплектами, инвентаризация § Типовая отчетность § Индивидуальная интеграция с корпоративной системой на основе типовой | 3–6 месяцев в зависимости от функциональности и технологии идентификации | Бумажные носители заданий (обязательно как дублирующая технология) + технология штрихового кодирования | Оптимальное сочетание качества и стоимости. Полнофункциональная автоматизация склада в разумные сроки. Оптимизация складских процедур за счет индивидуальных настроек параметрических инструментов системы. Применение технологий штрихового кодирования ускоряет работу, повышает точность операций |
| Заказной проект | Максимальная функциональность, необходимая конкретному складу | От 6 месяцев в зависимости от требований заказчика | Бумажные носители заданий (обязательно как дублирующая технология) + технология штрихового кодирования | Максимально точное соответствие результата потребностям заказчика. |
Конечно, цели предприятия, его потребности — это основное, что побуждает компанию к автоматизации и ставит рамки для проекта внедрения системы управления складом. Однако, с точки зрения ограничений, цели — это не единственный параметр. Также необходимо помнить о ресурсах: сроки, персонал, исходные данные. О сроках уже вкратце было сказано выше. Добавим только то, что они могут быть критичны не только для переезжающего склада, но и для любого другого предприятия. Причины могут самые разные — резкий рост отгрузок в новый сезон, критический процент потерь товара, постоянные срывы сроков отгрузки, саботаж персонала. Все это может требовать немедленного вмешательства, и автоматизация может служить одним из инструментов разрешения сложной ситуации. Соответственно, нужно отдавать себе отчет, что если предприятие не располагает длительными сроками на полноценное внедрение, то, возможно, ему имеет смысл решать свои проблемы экспресс-методами, пусть и с некоторыми ограничениями по функционалу. Как показывает опыт AXELOT, для предприятий, находящихся в критических условиях, полнофункциональное внедрение бессмысленно «съедает» время и деньги. Все желаемые улучшения всегда можно реализовать на следующем этапе автоматизации, в более спокойной обстановке.
Важным ресурсом также является персонал. В компании необходимо наличие логистического администратора системы, достаточного количества подготовленных операторов, кладовщиков, способных работать с заданиями системы. Логистический администратор системы — это сотрудник, на котором лежит обязанность настраивать и поддерживать работу системы с точки зрения продвинутого пользователя. Он должен отлично понимать весь технологический процесс работы склада и уметь отразить это в системе с помощью ее параметрических настроек. Наличие такой позиции в штате, степень вовлеченности сотрудника в процесс автоматизации и его опыт также являются критериями выбора уровня сложности проекта. В свою очередь, функциональность проекта пропорционально влияет на количество операторов, работающих с системой, а от уровня кладовщиков может зависеть решение о поэтапном внедрении технологий штрихового кодирования.
Необходимо также упомянуть и о наличии данных, требующихся системе автоматизации для эффективной работы. Это весогабаритные характеристики товаров, их единиц хранения (короба, упаковки, мешки и т.д.), логика хранения товаров на складе, расположения и перемещения между стеллажами в процессе выполнения складских операций, данные о штрихкодах. Наличие или отсутствие требуемой информации может сильно повлиять на саму возможность реализации каких-либо складских операций. Так, например, отсутствие точных весогабаритных характеристик не позволяет автоматизировать планирование размещения. А недостатки в базе данных штриховых кодов не позволят запустить работу с терминалами сбора данных.
Теперь, когда мы подробно обсудили потребности предприятия и существующие варианты ведения проектов, сопоставим их друг другу.
| Тип потребности | Тип проекта, технология | Примечание |
| Базовые потребности: информация, потери, качество, персонал | Базовый проект + «бумажная» технологияСтандартный проект + «бумажная» технологияСтандартный проект + технология штрихового кодирования | В зависимости от остроты проблем и наличия финансовых, временных ресурсов и персонала можно реализовать как стандартный проект, сразу охватив весь спектр задач, так и базовый, решив только самые насущные вопросы.При наличии достаточного количества ресурсов возможно внедрение штрихового кодирования в рамках стандартного проекта. |
| Своевременный переезд и быстрая адаптация | Базовый проект + «бумажная» технологияСтандартный проект с облегченным функционалом + «бумажная» технология | Этот тип проекта встречается максимально часто, так как обычно в переезде сроки являются критическими.Однако, даже если предприятие заблаговременно предвидит переезд, обычно оно не в состоянии однозначно описать технологию работы на новом складе. Поэтому не рекомендуется заранее готовить проект со сложным функционалом — часть работы может быть проделано впустую. |
| Потребность в развитии налаженного складского хозяйства | Стандартный проект + «бумажная» технологияСтандартный проект + технология штрихового кодирования | Общих для всех складов ограничений нет. Зависит от технологических параметров платформы, организационных и финансовых возможностей заказчика и его потребностей |
Риски внедрения при несоответствии потребностей и выбранного уровня автоматизации, игнорировании ограничений очевидны. Срывы сроков, реализация ненужных функций или отсутствие необходимых, излишние затраты времени и бюджета, необоснованное усложнение программного продукта, как следствие снижение его производительности и удобства обслуживания, неоправданное увеличение штата складского офиса (количества операторов), затраты на оборудование, не используемое в дальнейшем. И это только наиболее очевидные, лежащие на поверхности проектные риски.
Одним из примеров может служить проект автоматизации крупной оптово-розничной компании, переезжавшей на новый склад. Новый склад формировался полностью с нуля — новое помещение в современном складском комплексе, новое оборудование и как следствие новые технологии. Технологические перемены были очень значительными: склад переезжал из помещения, где товар был доступен на уровне человеческого роста, в высотный склад со смешанным хранением — и на паллетах и на полках. Ситуация усложнялась еще тем, что к моменту запуска проекта автоматизации склад не только не был оборудован, но и не существовало жестко зафиксированной топологии и технологии его работы. Несмотря на эти ограничения, было принято решение о внедрении полнофункциональной системы управления складом. Предполагался последовательный запуск технологии бумажных носителей и штрихового кодирования, а также значительные изменения в типовом программном продукте. И все это в сжатые сроки.
Подобный размах привел не к самым лучшим результатам. Постоянные изменения в топологии, освоение бизнес-процессов «на ходу» требовали частых перенастроек системы, накладывающихся друг на друга, внесение новых, иногда противоречивых, программных изменений, в результате чего работа программного обеспечения стала трудно предсказуема. Выработанные и заранее внесенные в систему правила товародвижения в ходе проверки практикой потребовали коррекции, из-за чего приходилось выполнять лишние перемещения товара, а иногда и останавливать систему для изменения логики размещения, подпитки или отбора. Это тормозило в целом работу склада и провоцировало напряжение в отношениях с клиентами предприятия. Отсутствие части исходных данных замедляло автоматическое планирование складских операций. Это потребовало подключения к работе дополнительных операторов. Операторы требовали времени и преподавателей на обучение… Проблемы росли как снежный ком, проявляя недостатки в изначальном планировании проекта в целом. В результате, было принято решение остановить внедрение, адаптироваться к новому складу по старым принципам работы с товаром, проанализировать и формализовать свои бизнес-процессы, после чего уже более взвешенно подойти к вопросу автоматизации.
Приведенный пример достаточно красноречиво указывает на необходимость обоснованно подходить к решению о масштабах автоматизации. Стремление к лучшему, более функциональному, более перспективному понятно и естественно, однако не лучше ли прислушаться к своим реальным потребностям и ресурсам на данный момент и сделать первый шаг малым, но устойчивым? Эффект, полученный быстро и четко, заложит надежный фундамент дальнейшему развитию, в ходе которого уже можно будет успешно реализовать все последние достижения в области автоматизации складского хозяйства.
Любовина Дарья, руководитель проектов компании AXELOT