Одним из специфических этапов проекта автоматизации склада является ввод системы в эксплуатацию. Специфика этого процесса заключается в том, что на момент запуска системы в работу в нее должны быть внесены все текущие остатки товара. Причем главную сложность представляют не сами количественные остатки — они есть в корпоративной системе, — а информация о расположении их по местам хранения во всех аналитических разрезах, принятых к учету в складской системе.
Если автоматизируется новый склад в процессе переезда, то здесь все относительно просто. Данные о товарах вносятся в систему по мере их ввоза на новый склад, в системе оформляется операция приемки, после чего товар может автоматически распределиться по местам хранения, что и будет зафиксировано в системе. Даже если на данном складе применяется ручное планирование размещения товара с фиксацией в системе «по факту», персонал склада располагает некоторым временем, в течение которого происходит переезд.
Если же автоматизируется работающий склад, то получить остатки товаров в разрезе адресов можно только в процессе полной инвентаризации склада. Естественно, что для проведения этой операции требуется полная остановка склада, а также дополнительное время для ввода полученных данных (примерно столько же, сколько для инвентаризации). В практике AXELOT встречались склады с высокой степенью организационной дисциплины, жестким управлением и высокой мотивацией персонала, которым, несмотря на большие объемы, удавалось провести инвентаризацию за ночь или выходные, в зависимости от графика работы склада. Бывают проекты, совпадающие с длительными праздниками, к которым можно приурочить данную процедуру. Однако гораздо чаще приходится сталкиваться с ситуациями, когда нужно запускать систему управления складом, не имея возможности остановки склада и получения полных данных об остатках в разрезе адресов. В этом случае команда специалистов AXELOT применяет методику частичных инвентаризаций.
Смысл частичных инвентаризаций заключается в том, что склад к моменту запуска инвентаризуется не целиком, а только небольшой своей частью. Эта часть может быть представлена либо территориальным делением склада, либо товарным. Начнем с территориального деления склада, как более распространенного. Весь склад делится на части, размер которых соответствует временным возможностям разовой инвентаризации на данном складе. То есть выделяется столько проходов, стеллажей, полок…, которые можно пересчитать за некоторый период времени, в течение которого к этим местам хранения не будет никаких обращений — ни на размещение, ни на отбор. К примеру, это один проход склада, который можно блокировать от работы на три часа. В течение этих трех часов происходит инвентаризация и ввод остатков в систему в разрезе адресного хранения. Список таких проходов (частей склада), которые планируется последовательно инвентаризировать, образует график частичных инвентаризаций. На момент запуска системы в эксплуатацию инвентаризируется только первая часть склада согласно графику и в систему вносятся остатки по этой части склада в разрезе адресов. Выбранные для инвентаризации ячейки маркируются этикетками — это будет часть склада с адресным хранением.
Что же происходит с остальной массой товара на хранении? Для нее в системе создается специальная ячейка (место хранения), обозначающая весь склад, за исключением проинвентаризированной части. Весь товар без учета адресов хранится в этой специальной ячейке. Она может носить название, например, «Весь склад» или «Общее хранение». Главная ее задача — хранить количественные остатки товара, еще не прошедшего инвентаризацию. Соответственно, перед запуском системы, все количественные остатки товара могут быть загружены из корпоративной системы в ячейку «Весь склад», после чего пересчитанный товар проходит в системе процедуру размещения (перемещения) в ячейки согласно первому этапу инвентаризации, а не пересчитанный остается до следующего этапа пересчета в этой безразмерной ячейке.
При такой технологии запуска системы управления складом необходимо таким образом настроить правила работы с товаром, чтобы при размещении или отборе система сначала обращалась к товару в адресной части склада, а при невозможности разместить или отобрать товар среди конкретных адресов переходила бы к ячейке «Весь склад». При такой технологии работы кладовщики также должны быть соответствующим образом подготовлены. От них необходимо понимание того, что при указании в задании на размещение/отбор конкретного (цифрового) адреса требуется выполнять операцию согласно указаниям системы, а при наличии в задании ячейки «Весь склад» можно переходить к зоне склада без адресного хранения и работать в ней с товаром согласно своему опыту. С целью обеспечения четкой работы персонала с товаром необходимо будет визуально разделять на складе зоны адресного и безадресного хранения, например, использовать ограничительные ленты. Таким образом, склад и работа с его адресной частью и остальным пространством будет выглядеть, например, так:
В таких условиях «полуадресного» хранения склад работает до тех пор, пока согласно графику инвентаризации не наступает момент пересчета следующей части склада. На момент пересчета останавливается движение товара по очередной инвентаризируемой части склада, производится пересчет, и результаты инвентаризации в разрезе новой порции адресов вносятся в систему. Документально в системе это отображается в виде операции перемещения товара из ячейки «Весь склад» в конкретные новые номера ячеек. Инвентаризированные ячейки оклеиваются этикетками и включаются в зону адресного хранения склада. Схемы товародвижения теперь будут выглядеть, например, так:
Приведенный механизм подключения мест хранения к адресному пространству будет повторяться до тех пор, пока полностью весь склад не перейдет на систему адресного хранения. Технология частичных инвентаризаций позволяет начать работу с автоматизированной системой учета и управления складом без проведения полной инвентаризации и остановки склада. Однако она требует заметных организационных усилий по поддержанию четкого деления склада на две зоны — адресную и безадресную, а также настоящего понимания данной схемы кладовщиками. Кладовщики должны будут правильно исполнять задания, включающие две технологии поиска места хранения для размещения или товара для отбора: как строго по указаниям системы, так и следуя собственному опыту работы. При использовании же технологии частичных инвентаризаций с делением склада по товару, инвентаризации проводятся по товарным группам. Тут возможны два варианта в зависимости от технологии хранения товара на складе. Если товар рабочей группы хранится отдельно от других товаров, в обособленной части склада, то такая ситуация ничем не отличается от территориального деления, которое и рекомендуется применить. Если же рабочая товарная группа рассеяна по складу и свободно в нем перемещается, без привязки к конкретной зоне, тогда необходимо иметь в виду ряд особенностей технологии запуска системы «по товару».
Во-первых, в этом случае в систему заносится вся топология склада, но остатки только по данной группе товара. Места хранения, не занятые данной группой товара, должны оставаться пустыми для системы. Физически, на складе там может быть товар другой группы.
Во-вторых, как следует из первого условия, планирование размещения на таком складе возможно только вручную, т.к. знания системы о заполненности склада не совпадают с реальной картиной.
В-третьих, на таком складе организационно труднее разделять действия с товаром, выполняемые строго по указаниям системы и по опыту кладовщиков. Поэтому необходимо выделять под работу с товаром рабочей группы отдельный персонал, плюс заказы и задания на отбор этого товара должны формироваться индивидуально.
Это накладывает определенные ограничения на работу корпоративной системы и подразделений продаж и закупок, от которых будет требоваться формировать на товар рабочей группы самостоятельные документы поставок и отгрузок. Тем не менее, несмотря на все перечисленные сложности, иногда именно такой вариант может оказаться более удобным. В случае, когда компания в состоянии выполнить все указанные условия, то запуск системы автоматизации на основе первой рабочей группы товаров может быть даже более легким с точки зрения темпов работы. В отличие от территориального деления, когда трудно предсказать нагрузку на выбранную часть склада, спрос на группу товара имеет более прогнозируемый характер.
Таким образом, каждое предприятие, автоматизирующее склад, имеет возможность выбора технологии запуска — или произвести полный пересчет склада с полной остановкой, или запуск по технологии частичных инвентаризаций, позволяющей начать работу без перерыва в работе склада.
Тимашов Алексей, Генеральный директор компании AXELOT