Статистика ежедневных поставок/отгрузок
Информация о среднем количестве документов, строк в документах, товаров, поставляемых на склад и отгружаемых со склада в течение суток, используется для проектирования зон входного и выходного контроля. К ним относятся: зона погрузочно-разгрузочных работ, участок приемки и приемочной экспедиции, зона размещения скомплектованных и готовых к отправке заказов.
Вместимость зон входного и выходного контроля должна обеспечить размещение всего принимаемого и отгружаемого товара, а также возможность работы с этим товаром кладовщиков, грузчиков и складской техники.
При определении площади этих зон необходимо получить ответы на следующие вопросы:
- Сколько ворот используется для погрузки и разгрузки транспорта, сколько ворот может использоваться одновременно?
- Совмещены или разделены зоны приемки и отгрузки?
- Может ли отгрузка и приемка проходить одновременно или график работы склада организован таким образом, чтобы разделить эти операции во времени?
- Какова доля паллетизированного груза в поставках и отгрузках?
- Возможна ли установка и использование стеллажей в зонах входного и выходного контроля, или будет использоваться напольное размещение принимаемого и отгружаемого товара?
Проанализировав все указанные показатели, мы сможем определить вместимость зон входного и выходного контроля, а также площадь этих помещений с учетом проездов для техники и пространства для работы кладовщиков, контролеров, экспедиторов.
Кроме перечисленных исходных данных при разработке планировки складского комплекса следует учитывать такие параметры имеющихся складских помещений, как этажность здания, количество лифтов, высоту потолков в помещениях, шаг колонн, расположение пожарных щитов, элементов системы вентиляции, пожаротушения и других инженерных конструкций.
Бывают случаи, когда мы не располагаем информацией о грузопотоках, например, при строительстве нового склада ответственного хранения. В этом случае параметры складских помещений определяются исходя из имеющегося земельного участка (или здания), который определяет максимально возможную площадь складских помещений. Данные маркетинговых исследований о потенциальных потребителях услуг конкретного склада дадут информацию о свойствах товаров (грузов), о требуемых условиях хранения и оптимальной конструкции стеллажей. Планируемый коэффициент оборачиваемости товаров на складе позволит определить соотношение площадей зоны хранения и зон входного и выходного контроля. Как правило, в таких случаях для хранения грузов используются фронтальные паллетные стеллажи, причем часть склада, расположенную в непосредственной близости к воротам, оставляют свободной, чтобы определить ее принадлежность к зоне хранения или зоне приемки (отгрузки) после получения данных или накопления собственной статистики о грузообороте.
Алгоритмы складских операций
Помимо данных о товарах для полноценного технологического проекта склада необходима подробная информация об операциях, выполняемых на складе.
Как правило, получение такой информации происходит следующим образом: сначала проводится интервью с руководящим составом складского комплекса, после чего определяется перечень операций и их границы.
Все складские операции можно разделить на регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические. К регулярным операциям относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.
Периодические операции выполняются в случае появления нестандартных ситуаций. Среди них: обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара в случае обнаружения возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.
Помимо операций, выполняемых на складе, требуют описания и процессы взаимодействия склада с другими подразделениям компании. В качестве примеров таких процессов можно назвать получение информации от отдела закупок об ожидаемых поставках и свойствах новых для склада товаров, взаимодействие со специалистами в части анализа оборачиваемости и расчета параметров системы управления запасами, получение информации о заказах клиентов на отгрузку от отдела продаж (работы с клиентами), взаимодействие с транспортным отделом в части получения информации о маршрутах и последовательности объезда клиентов и передачи информации об объемах заказов, подлежащих отгрузке.
Для подробного описания складских операций проводится интервьюирование их непосредственных исполнителей, наблюдение и составление «фотографии рабочего дня», хронометраж отдельных операций и процедур.
Для каждой из операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства (см. пример в Таблице 2).
Многие складские операции сопровождаются оформлением документов и учетом в системе автоматизации склада. Поэтому уже на этом этапе важно определить тип информационного обеспечения. Алгоритмы выполнения операций, разработанные с учетом логики и возможностей той или иной системы, потребуют меньше ресурсов на внедрение технологии и минимальной доработки информационной системы.
Таблица 2. Пример технологической карты (процесс приемки товаров на склад. Операции по подготовке склада к приемке)
| ОПЕРАЦИЯ | СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ | УЧАСТНИКИ | ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА. |
| Составление плана работ на смену | Оператор на основании заказов из корпоративной информационной системы формирует Отчет о Планируемых приемках и Планируемых отгрузках на предстоящую смену. Передает Начальнику смены. | Оператор | Заказы клиентов (из КИС) Заявки поставщикам (из КИС) | Отчет «Планируемые работы на смену» | Рабочее место оператора склада |
| Планирование работы смены | Начальник смены на основании отчета о планируемых работах на смену распределяет кладовщиков и грузчиков между зонами склада, определяет время начала отбора по заказам, необходимость высвобождения ячеек склада с помощью уплотнения хранения | Начальник смены | Отчет «Планируемые работы на смену» | ||
| Подготовка склада к приемке и отгрузке товара. | Проверка и обеспечение достаточного количества пустых поддонов для размещения поступающего на склад товара (в случае поставки неопаллеченного груза) и комплектации заказов клиентов; достаточного места в зоне приемки для проведения контроля количества и качества поступающего товара и контроля отбора товара по заказам клиентов. Исправности погрузочно-разгрузочного оборудования. Состояния подъездных путей и площадки для маневрирования | Начальник смены. | Отчет «Планируемые работы на смену» | Гидравлическая тележка, при необходимости электропогрузчик. |
Персонал склада
Для расчета потребности в персонале склада необходимо знать состав работ, выполняемых на складе в течение смены, объем этих работ и нормативы выполнения складских операций.
Состав всех складских операций и перечень исполнителей каждой из них является результатом разработки рабочих инструкций.
Объем работ, выраженный в объеме обработанных товаров к моменту проведения этих расчетов, тоже известен, так как информация о количестве документов, строк в документах, объеме товара использовалась для планировки складского комплекса.
Третья составляющая — нормативы выполнения операций. Как и в случае с информацией о ВГХ, данные о времени выполнения операций можно получить двумя способами. Первый — регистрировать время выполнения операции, количество исполнителей и объем всех выполненных работ в информационной системе. Для этого на документах, сопровождающих складские операции, создаются специальные поля, которые заполняют исполнители операций, а затем данные регистрируются в информационной системе.
Второй способ — разовая работа по проведению хронометража всех складских операций, выполняемая для быстрого сбора информации и проведения расчетов.
Контроль времени складских операций не является обязательной операцией на складе. Однако постоянный сбор и накопление данных о времени начала и окончания операций, а также количестве исполнителей и объеме работы, соответствующих этому временному отрезку,позволят:
- производить расчет потребности в персонале каждой специализации в разные периоды интенсивности работы склада (сезон/не сезон);
- оперативно принимать решения по перемещению персонала между складами/зонами склада в зависимости от планируемого объема поступлений/отгрузок товаров;
- определять нормативы выполнения операций, целевые значения этих показателей;
- построить эффективную систему оплаты труда, основанную на оценке производительности и качестве выполнения заказов клиентов.
Поскольку многие работы на складе выполняются с применением определенных технических средств, то, введя в модель расчета потребности в персонале не только трудовые, но и технические ресурсы, мы сможем точно определить количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот для погрузочно-разгрузочных работ, рабочих мест оператора, сканеров штрих-кода и др.
В настоящей публикации, основанной на практике AXELOT, мы постарались описать основные способы сбора исходных данных для технологического проектирования склада. Конечно, каждый конкретный случай может внести свои коррективы в предложенный нами алгоритм действий. Однако определенно не может быть подвергнуто сомнению то, что грамотный и своевременный сбор исходных данных является одним из главных условий создания технологического проекта склада, отвечающего всем потребностям предприятия.
Ольга Каверина, консультант по складской логистике AXELOT