Перед вами практическая статья, в которую вложен многолетний опыт AXELOT по подготовке, сопровождению и реализации проектов автоматизации логистики. Выработанный нашими экспертами алгоритм одинаково подойдет для проекта внедрения любой системы по управлению процессами, будь то WMS, TMS или YMS.
Всего пять шагов, последовательное выполнение которых позволит вам достичь ожидаемого уровня автоматизации для обеспечения актуальных потребностей бизнеса с оптимальным распределением ресурсов и минимальными рисками. С помощью наших рекомендаций вы сможете справиться с самой сложной стороной проекта – оценкой его результатов и соотнести ваши ожидания и объективную реальность. Визуальное представление всех рассматриваемых шагов и основных задач представлено ниже.
В каждом шаге выделены ключевые задачи, которым заказчик должен уделить самое пристальное внимание. И при необходимости делегировать все или некоторые из них не интегратору WMS-, TMS-, YMS-решения, а только эксперту консалтинговой компании, который, встав на его сторону, справится с ними наилучшим образом. Считайте это своеобразным домашним заданием – на каждом шаге вашего проекта по автоматизации выбрать лучшего исполнителя и управленца.
Шаг первый: идея
Все начинается с идеи автоматизироваться. Если возникла мысль, что пора внедрять современный инструмент для управления складом, перевозками, двором, то вы уже начали делать самый первый шаг в сторону автоматизации.
Идея вынесена в отдельный шаг, потому что ее нужно осознать, собрать данные и принять решение. Чтобы помочь вам в этом, на рисунке выше мы выделили ключевые задачи шага, позволяющие осознанно подойти к проекту и точно понять, зачем нужна автоматизация и какую пользу она принесет бизнесу.
Распространенная ошибка этого шага – отсутствие единой и сформулированной цели у всех участников проектной команды заказчика. Для выявления разногласий достаточно усадить команду за один стол и попросить каждого участника написать ответ на вопрос «С какой целью мы проводим автоматизацию?», а после попросить озвучить свой вариант.
Сразу станет очевидно, что проект может стать телегой из известной басни, а менеджеры – теми самыми лебедью, раком и щукой, не договорившимися, в какую сторону тянуть. Каждый из них видит свое прекрасное будущее и тянет к нему, вот только воз и ныне там.
На этом шаге также следует верхнеуровнево рассчитать ресурсы, которые компания готова вложить в проект, определить сроки окупаемости, выделить измеримые показатели эффективности автоматизируемого звена, чтобы оценить проект в будущем и в целом решить, стоит начинать проект сейчас или следует переключить внимание на развитие другого подразделения компании.
Важным вопросом является срок окупаемости предстоящей автоматизации. На наш взгляд, автоматизацию нельзя оценивать понятиями «дорого» и «дешево», потому что это – инвестиция. Автоматизация ускоряет процессы, повышает оборот компании, сокращает себестоимость и трудозатраты, а все это – деньги. В итоге автоматизация должна окупаться и приносить прибыль. В моменте автоматизация может казаться дорогой, но в среднесрочной и долгосрочной перспективе она всегда оказывается выгоднее ручного выполнения рутинных процессов.
Только в том случае, когда у вас достаточно информации, определены сроки, сформирован бюджет и поставлены четкие цели, возможно принять решение о целесообразности автоматизации, и только после этого вы готовы переходить к следующему шагу.
Эксперт поможет найти решения для задач первого шага, в том числе сформулирует их в терминологии интегратора и оформит в нужных терминах в контракте, позволив сэкономить время и деньги, а также снизив возможные риски проекта.
Шаг второй: подготовка
К автоматизации надо готовиться. В подготовку входят пересмотр и адаптация бизнес-процессов, топологии, если речь идет о складе, – эти решения должны быть основаны на анализе существующей и формировании целевой модели грузооборота с оглядкой на автоматизацию и функциональные возможности внедряемой системы.
Задачи подготовки нецелесообразно перекладывать на интегратора. Он в большинстве случаев заинтересован исключительно в том, чтобы состоялся запуск системы, а не в том, чтобы ваша логистика успешно справилась с комплексными улучшениями. Неотъемлемой частью обязательных изменений является и пересмотр штатного расписания – новые должности, новые центры компетенций, новые задачи для группы сопровождения ERP и существенное изменение мотивации для задействованных в проекте специалистов.
Важно очистить зерна от плевел и при выборе интегратора оценивать необходимо не маркетинг, не красивые слова и обещания, а опыт реализованных проектов, реальное положение дел внутри конкретных компаний-исполнителей. Следует изучить кейсы, если есть возможность – обратиться к коллегам, которые уже сотрудничали с этим поставщиком услуг. После сотрудничества с интегратором у компании должно остаться больше, чем она имела до него.
Задача по выбору интегратора полностью лежит на заказчике. При всей предпочтительности выбора «поставщика одного окна» анализ стоит производить, разделяя продукт, интеграционное решение, вендора и, собственно, внедренца. Если ошибиться с выбором интегратора для сложной автоматизации, можно потерять очень многое: не только деньги и время, но и репутацию.
Выбор оптимального периода для внедрения системы также имеет большое значение. Например, если вы планируете запуск системы перед пиковым периодом, чтобы уже в сезон ее можно было полноценно использовать, то в случае непредвиденных срывов сроков система будет введена в эксплуатацию либо непосредственно перед началом сезона, либо уже во время него. Это может негативно сказаться на работе склада. Иногда приходится откатывать систему и запускать ее заново. Полагаясь на наш опыт, мы считаем, что заниматься внедрением лучше во время сезонного спада, чтобы успеть запустить систему в эксплуатацию и освоиться в ней к следующему сезону.
Вопрос синхронизации задач подготовительного этапа не менее важен, чем конкретный набор действий. Во внимании проектного офиса находятся задачи, относящиеся к разным подразделениям и подрядчикам и выходящие далеко за временные рамки непосредственно проекта автоматизации. В ряде случаев разумным будет передать консалтинговой компании и оркеструющую функцию.
Шаг третий: внедрение
Договор с интегратором заключен, работа кипит. Внедрение начинается с создания и согласования концептуального дизайна (КД) – это фундамент, на котором будет держаться все. Если предыдущий шаг был сделан некачественно и логистические процессы не готовы к автоматизации, это всплывет во время принятия КД и внесения в него корректировок и может привести к возникновению паузы и срыву сроков внедрения. Но самые значимые риски заключаются в том, что вычитать и осмыслить технический документ на сотни страниц (особенно с учетом того, что никогда не бывает просто переноса текущих процессов в новую систему – всегда что-то придумывается новое и непроверенное практикой) – нетривиальная задача, некачественное выполнение которой приведет к тому, что неготовность к автоматизации всплывет на несколько этапов позже, и это может поставить под угрозу весь проект в принципе: даже если у вас будет, кому это все читать, успеть все осмыслить очень непросто. КД не следует перегружать, стараясь реализовать в системе сразу все идеи. Важно понять, что на этом шаге вам нужна система с минимальным функционалом, достаточным для повышения эффективности работы вашего склада за счет его автоматизации. Компании, которые долго ждали автоматизации, учли все свои пожелания при разработке концептуального дизайна, запланировали интеграцию с множеством систем и реализовали массу доработок, в результате получили перегруженную систему, сложную для запуска и эксплуатации.
Следует уделить время тщательному отбору сотрудников – ключевых пользователей системы. Нужно предполагать, что кто-то может уволиться во время реализации проекта, кто-то, напротив, пойти на повышение, поэтому при выборе сотрудников убедитесь в их готовности идти с компанией от начала и до конца, а также понимании ими важности данного процесса. Успешность действий на этом шаге неразрывно связана с множественными видами тестирования, осуществляемого на каждом из этапов проекта. Полноценному запуску должны предшествовать интегральные и интеграционные тесты, вместе с бизнес-консультантами рекомендуется запуститься в «песочнице», выделить ресурсы из ИТ-подразделения для проведения нагрузочного испытания.
Шаг четвертый: доработка
Когда система перестает быть источником стресса, а становится привычной реальностью, можно позволить себе следующие шаги на пути повышения качества логистики компании. Из нашего опыта мы знаем, что внедрение и доработка системы – это этапы, которые необходимо максимально разделять. Идеи, выбивающиеся из типовой функциональности современного WMS-решения, чаще всего теряют свою актуальность или значительно модифицируются с учетом уже новых возможностей. В первоначальной постановке их больше не нужно реализовывать. Объективно же необходимые изменения выкристаллизовываются примерно через полгода. Тогда же у компании появляется понимание того, как реализация каждой доработки влияет на финансы.
Бывает, что новый функционал может казаться необходимым для решения той или иной задачи, но при близком рассмотрении он оказывается дорогим для реализации и неоправданным с точки зрения выгоды. Например, для демонстрации и отработки системы стимулирования персонала первые несколько месяцев вместо денежного выражения лучше использовать некий сводный рейтинг в разбивке по подразделениям. Это поможет персоналу привыкнуть, а заказчику – выявить возможные недочеты. Так, ошибка в финансовых расчетах гарантировано перевесит ошибку с определением места в списке сотрудников по степени негативного влияния на отношения между руководством и сотрудниками. После того как новая система мотивации будет отработана в упрощенном режиме, можно постепенно использовать ее для расчета денежных вознаграждений.
На этом шаге вы получаете полноценную систему, в которой нашли воплощение все ваши задумки. Вы реализовали свое видение того, как должен работать автоматизированный объект, и создали полезный рабочий инструмент. Представленные задачи – объемны и разносторонни, найти экспертизу по ним внутри компании бывает сложно. Сторонний эксперт / консалтинговая компания усилит команду заказчика, поможет внедрить проектный подход и удовлетворит его потребность в необходимых компетенциях.
Шаг пятый: развитие
Логистика – это динамичная система, в которой постоянно появляются новые товары и бизнес-процессы. Мы часто сталкиваемся с необходимостью решать новые задачи, которые нужно интегрировать в систему. Развитие системы – это постоянный процесс, направленный на улучшение ее работы. Подобно тому, как пилу нужно регулярно затачивать, чтобы она продолжала эффективно выполнять свою функцию, так и логистическая система требует постоянного развития и оптимизации. В противном случае мы можем столкнуться как с тем, что система не будет отвечать всем требованиям бизнеса, так и с необходимостью создания новой системы с нуля.
Однако следует помнить, что самостоятельные бесконтрольные и хаотичные доработки могут сделать процесс бесконечным и цикличным, в итоге вместо работающей системы получится система на вечном техобслуживании. Развитие продукта должно осуществляться на системной основе: старт каждого этапа должен быть связан с выявленными и верифицированным точками роста, проектируемые изменения необходимо оценить с точки зрения влияния на эффективность, работы – распланировать с применением методик проектного управления.
Когда развитие системы заказчик не выделяет в отдельный шаг и к тому же делает выбор в пользу внутреннего центра компетенций, нередко процесс становится бесконечным – словно бесконечно точить пилу. У правильно выбранного партнера-интегратора есть насмотренность и понимание того, как развивается продукт. Он не просто будет ответственным за то, чтобы шаг развития был выполнен качественно и в установленные сроки, а действительно имеет определенный запас прочности, который, например, позволяет ему демпфировать риски, относящиеся к кадровой текучке.
Опыт экспертов консалтингового подразделения AXELOT подойдет для любой автоматизации (WMS, TMS, YMS) и сделает ее более качественной, управляемой, соответствующей вашим ожиданиям. Совместно разработанный гайд позволяет учесть все возможные риски и проблемы конкретного объекта автоматизации, а также разработать стратегию развития системы, которая будет соответствовать целям и задачам бизнеса.
В заключение стоит отметить, что логистика – это сложная и многогранная сфера деятельности, требующая постоянного внимания и усилий. Однако при правильном подходе и грамотном планировании можно создать эффективную систему, способную работать на развитие бизнеса и повышение его конкурентоспособности.