Проект автоматизации склада — задача, которую Исполнитель и Заказчик решают всегда общими усилиями. Процесс внедрения можно разделить на множество этапов, в ходе реализации которых изменяются пропорции ответственности сторон за результат. Так, например, Исполнитель целиком и полностью отвечает за разработку внедряемой системы автоматизации, а вот предоставить ему для этого полную и непротиворечивую информацию — задача Заказчика.
Исторически, Заказчик до момента начала проекта обычно недостаточно хорошо представляет себе, что его ждет в процессе, каково его участие в проекте, какова зона ответственности. Несмотря на то, что на начальном этапе всегда оговариваются такие параметры проекта, как стоимость и продолжительность, согласно практике AXELOT часто не учитывается ряд других факторов, необходимых для успешной реализации проекта автоматизации склада.
В первую очередь заказчику необходимо заранее знать, какие потребуются внутренние людские ресурсы в ходе проекта и какая будет нужна информация для того, чтобы правильно настроить систему. Одна из задач исполнителя — помочь заказчику заблаговременно определить состав своих проектных команд, чтобы грамотно спланировать как загрузку персонала, участвующего в проекте, так и поиск новых сотрудников.
Также очень важен тщательный подход и к подготовке данных. Логично, что чем более точные и детальные данные о складе, номенклатуре и принципах товародвижения заказчик в состоянии сообщить исполнителю, тем больше функциональных возможностей предоставит система управления складом. Вопрос «А какая вам нужна от нас информация?» становится нормой еще на самой ранней стадии взаимодействия компаний-партнеров по внедрению.
Чтобы ясно и полно ответить на вопросы своих клиентов о требуемых ресурсах, компанияAXELOTподготовила сводную таблицу, в которой подробно представлены роли проектной команды заказчика, включая функциональные обязанности и требования к обучению (см. таблицу 1).
| № | Роль сотрудника | Функции |
| 1. | Куратор проекта | Стратегическое управление проектом со стороны Заказчика, утверждение ключевых решений по проекту, связанных с изменением состава работ и ресурсами, инициация проекта и его завершение. Участие в управляющем комитете проекта. |
| 2. | Руководитель проекта со стороны Заказчика | Оперативное управление проектом со стороны Заказчика, в т.ч. организация и управление командой Заказчика, взаимодействие с Исполнителем по всем вопросам, контроль качества работ. Обеспечение выполнения план-графика и бюджета проекта. Ведение документации и участие в управляющем комитете проекта. |
| 3. | Руководитель склада/складского комплекса | Участие в выработке и утверждении решений проекта, связанных с топологией склада и технологией его работы. Организация работы склада на этапе подготовки, запуска и начального сопровождения. |
| 4. | Логист | Участие в выработке и утверждении решений проекта, связанных с топологией склада и технологией его работы. Подготовка и предоставление информации о складе, товаре и технологии работы, необходимой для настройки WMS. |
| 5. | Администратор WMS | Поддержка и обучение пользователей системы, параметрическая настройка и перенастройка системы при изменениях топологии и бизнес-процессов, обработка нестандартных ситуаций. Для выполнения всех вышеперечисленных функций сотрудник с данной ролью должен принимать активное участие во всех работах проекта — от проектирования до начального сопровождения. |
| 6. | Ключевые сотрудники, обладающие знаниями о складских процессах | Участие в проектировании системы на этапе сбора информации о складских процессах и выработки решений по их автоматизации, а также на этапах тестирования и внедрения системы. Обучение сотрудников склада работе с системой. |
| 7. | Ключевые сотрудники, обладающие знаниями о ERP | Участие в проектировании системы на этапе постановки задачи на интеграцию WMS и ERP. Участие в постановке задачи на изменение ERP в связи с интеграцией |
| 8. | ИТ-специалист/программист | Разработка интеграции WMS с ERP со стороны ERP, изменения в ERP, связанные с проектом внедрения WMS. Программная поддержка WMS после завершения проекта. Для выполнения всех вышеперечисленных функций сотрудник с данной ролью должен принимать участие в этапе разработки и тестирования, а также пройти обучение как ключевой пользователь. |
| 9. | Системный администратор | Обеспечение технической инфраструктуры проекта. Установка и поддержка серверов, рабочих станций, локальных кабельных и радиосетей, радиооборудования. |
| 10. | Операторы системы | Работа в системе от момента запуска в промышленную эксплуатацию. Должны пройти обучение на этапе подготовки к запуску. Операторы системы должны ясно представлять себе свое место в новой схеме работы склада и быть мотивированы на успех проекта. |
| 11. | Сотрудники склада (кладовщики, отборщики, контролеры и пр.) | Работа в системе или по заданиям системы от момента запуска в промышленную эксплуатацию. Должны пройти обучение на этапе подготовки к запуску. Кладовщики и пр. должны ясно себе представлять себе свое место в новой схеме работы склада и быть мотивированы на успех проекта. |
Некоторые роли участников проекта могут выполняться одним сотрудником. Так, например, руководитель складского комплекса может выступать и как логист, и как руководитель проекта, и как ключевой сотрудник, носитель знаний о складских процессах. ИТ-специалист/программист способен взять на себя также роль пользователя-администратора WMS и системного администратора.
Для предотвращения рисков проекта важно, чтобы каждая роль выполнялась в соответствии с ее функционалом. По этой причине на роль руководителя проекта, например, не может быть выбран сотрудник с недостаточными полномочиями внутри предприятия. Также не рекомендуется назначать руководителем проекта лицо, не располагающее для этого достаточным временем (а это около 60% занятости на этапе разработки и почти 100% занятости на этапе подготовки и запуска системы).
В следующей таблице представлен первичный перечень логистической информации, необходимой для полноценной настройки WMS-системы, в частности «1С-Логистика: Управление складом» (см. таблицу 2).
| Информация | Пример/Примечание |
| 1. Топология | |
| 1.1. План склада и схема расположения стеллажей с типоразмерами и грузоподъемностью секций и ячеек | Требуется схема расположения стеллажей на плане склада. Описание типоразмеров секций (длина, ширина, высота, шаг балок и стоек, количество ячеек (паллетомест)) Если секция стеллажа включает более одного места хранения (ячейки), то те же данные (габариты и грузоподъемность) требуются для ячеек |
| 1.2. Перечень технологических зон склада и их назначение | Например: Зона приемки, зона отгрузки, зона упаковка, зона маркировки, зона хранения полных паллет, зона отбора коробок, зона отбора штук и т.п. |
| 1.3. Правила работы и доступность зон склада для оборудования и сотрудников | Например: Ячейки нижних ярусов доступны всем кладовщикам с тележками Ячейки верхних ярусов только штабелерщикам В зоне ХХ может работать только Иванов |
| 1.4. Типы носителей товара на складе (типы паллет) и их вместимость в ячейки | Европаллеты размещаются по 3 в типовую секцию грузовых стеллажей Есть негабаритные паллеты, хранятся на полу без штабелирования и т.п. |
| 2. Номенклатура | |
| 2.1. Перечень номенклатурных позиций, хранящихся на складе. Желательно по товарным группам, если таковые имеются | Требуются уникальные коды или артикулы, наименования Необходима информация о том, какие товары надо учитывать по серийным номерам, партиям, срокам годности пр. Если есть комплекты, хранимые как комплектующие, то перечень должен включать комплектующие в том числе |
| 2.2. Единицы хранения номенклатуры с учетом вложенности, весогабаритные характеристики единиц, коэффициенты вложенности | Например: Штука — Коробка по 10 штук — Паллета по 100 штук Данные должны быть выверены: не должно быть нулевых объемов, коэффициентов, вложенности большего в меньшее и т.п. |
| 3. Штрихкоды единиц хранения товара | Если требуется применять штрихкодирование. Данные должны быть выверены: не должно быть одинаковых ШК у разных товаров, не должно быть нечитаемых сканером ШК и т.п. |
| 4. Распределение товара по складу и принципы грузообработки | |
| 4.1. Правила распределения товаров (паллет, коробок, штук) по зонам склада | 1 стеллаж — продукты 2 стеллаж — канцтовары 1 ярус — отбор штуками 2 и выше — коробами и паллетами И т.п. |
| 4.2. Правила подпитки зоны отбора из зоны паллетного хранения4.2.1.Привязка товаров к фиксированным ячейкам в зоне отбора (при фиксированных ячейках отбора)4.2.2.Привязка товаров к плавающим ячейкам отбора (при плавающих ячейках отбора)4.2.3.Минимальный остаток в ячейках отбора (условие, при котором выполняется подпитка)4.2.4.Максимальный остаток в ячейках отбора (уровень запаса, до которого выполняется подпитка) | Салфетки Минимум — 0 Максимум — 100 пачек (1 паллета) Для пополнения надо взять в паллетном хранении 1 паллету и спустить в зону штучного отбора салфеток В зоне штучного отбора для обычных салфеток выделены 5 ячеек отбора (плавающие ячейки), для декоративных — 1 фиксированная ячейка отбора |
| 5. Информация об остатках товаров на складе в разрезе ячеек | Требуется к началу запуска системы |
Далеко не всегда указанная информация может быть предоставлена заказчиком. Особенно это касается зонирования склада под товар/товарные группы с учетом специфики работы с имеющимися типами единиц хранения товара, а также оптимальных процедур товарообработки. При отсутствии у Заказчика подобной информации, можно получить её в процессе логистического проектирования и оптимизации процессов склада. В AXELOT эти работы выполняются консультантом по складской логистике и включают в себя расчет и/или оптимизацию используемого складского оборудования и бизнес-процессов. Для начала логистического проекта склада требуется информация, представленная в таблице 3. Часть информации не является обязательной и может быть получена в ходе проекта (например, схема расположения стеллажей), а часть является первичной, на основе которой, собственно, и производится расчет (например, статистика товарооборота).
| Информация | Примечания | Обязательная исходная информация или может быть получено в ходе проекта |
| 1. Характеристика остатков номенклатуры | Перечень номенклатурных позиций, хранящихся на складе. Желательно по товарным группам, если таковые имеются Единицы хранения номенклатуры с учетом вложенности, весогабаритные характеристики единиц, коэффициенты вложенности Норматив запаса | Обязательная исходная информация |
| 2. Характеристика ежедневных поставок/отгрузок | Статистика ежедневных поставок/отгрузок за 2 недели работы в пиковый период в разрезе наименований и документов | Обязательная исходная информация |
| 3. Статистика поставок/отгрузок/остатков за год | Статистика товародвижения за год работы в разрезе наименований | Обязательная информация при отсутствии данных о нормативах запасов |
| 4. План склада | Возможен отсканированный чертеж. Не обязательно четко выдерживать масштаб, важнее указать размеры всех помещений (ширина, длина, высота), а также параметры сетки колонн, ниш, выступов, расположение пожарных кранов и т.п. | Обязательная исходная информация |
| 5. Схема расположения стеллажей с типоразмерами и грузоподъемностью секций и ячеек | Схема расположения стеллажей на копии плана склада, описание типоразмеров секций (длина, ширина, высота, шаг балок и стоек, количество ячеек (паллетомест)) | Может быть получено в ходе ЛП |
Дарья Любовина, руководитель проектов компании AXELOT