Владение системой управление складом (WMS) — процесс, требующий учета множества факторов на всех этапах жизненного цикла системы, включая проектирование, внедрение, эксплуатацию, модернизацию и масштабирование. Для каждого из этих периодов характерны свои сложности и риски, которые невозможно нивелировать положениями договоров на внедрение и сопровождение.
В статье рассмотрены ключевые аспекты комфортного владения WMS, характерные для различных периодов ее внедрения и использования: от проектирования и запуска до ежедневной эксплуатации и дальнейшего развития. Под комфортом владения подразумеваются предсказуемость работы системы, минимизация незапланированных простоев и обеспечение высокого уровня удовлетворенности пользователей.
Многолетний опыт в области запуска систем управления складом позволяет предложить ряд достаточно формализованных действий, которые помогут значительно повысить качество внедрения и последующей эксплуатации WMS-решения. Несмотря на то, что эти советы носят рекомендательный характер, их эффективность подтверждена многолетней практикой настолько, что говорить о них будем, как о необязательных регламентах.
Жизненный цикл системы класса WMS можно разделить на пять основных частей: проектирование, первый запуск, поддержка, тиражирование и развитие. Рассматривая каждую из них подробнее, определим перечень регламентов, которые в идеале должны обеспечивать удобство, стабильность и предсказуемость.
Период первый. Проектирование
На этапе проектирования на первый план выходят своевременное оповещение смежных подразделений, подходы к мотивации сотрудников и управлению проектом, а также выбор подходящей методологии. Все эти задачи можно и нужно регламентировать.
Регламент 1. Уведомление о внедрении системы
Внедрение системы затрагивает не только склад, но и все отделы, которые с ним взаимодействуют. Оставлять их в неведении до самого запуска – распространенная ошибка, которая сильно усложняет процесс. Любая штатная ситуация для склада может стать нештатной для других подразделений. Представьте: вы руководитель смежного отдела, и вам сообщают, что через неделю начинается внедрение, требующее срочной перестройки внутренних процессов и, вероятно, поиска дополнительных ресурсов. Это вызовет сопротивление и отторжение. Чтобы избежать этого, необходимо своевременно оповещать весь персонал, имеющий отношение к движению товарно-материальных ценностей. Сразу после утверждения план-графика проекта нужно подробно рассказать о грядущих изменениях, представить организационную структуру, сроки внедрения и указать контакты для вопросов. Важно обновлять информацию при крупных изменениях в планах. Это позволит коллегам подготовиться и настроиться на работу.
Регламент 2. Приказ о внедрении WMS
Подготовка – это только начало. Нужно определить процент занятости, зоны ответственности и замотивировать сотрудников. Во внедрении участвуют не только склад, но и ИТ, закупки, продажи, хозяйственный отдел и другие подразделения. Чтобы процесс не столкнулся с сопротивлением, необходимо регламентировать участие каждого, выделить ресурсы и поощрять сотрудников за их вклад. Мотивированный сотрудник четко понимает свои задачи, не переживая, что внедрение отвлечет его от текущих дел, и заинтересован в улучшениях. Он осознает важность своего вклада, и это создает комфортную атмосферу для работы с системой. Для этого нужен внутренний приказ о внедрении WMS, который распространяется на все подразделения и содержит не только обязанности, но и определяет правила премирования за совместный успех.
Регламент 3. Устав проекта
Управление проектом требует регламентации не только внутреннего взаимодействия, но и методов работы с внешними исполнителями. Важно учесть предметную область, цели проекта, ограничения, организационную структуру, управление работами, риски и состав документации. Необходимо четко понимать, когда и почему нужно привлекать высшее руководство, а какие вопросы можно решать на уровне команды. Для этого используется устав проекта. Этот документ важен, его нельзя игнорировать и надо согласовать до начала работ.
Регламент 4. Техническая документация
Выбор методологии – важный вопрос. Решения AXELOT подходят для Agile, Scrum и других итерационных методологий. Однако в большинстве проектов специалисты AXELOT используют проектный подход, в основе которого каскадная методология (Waterfall). Один из главных результатов внедрения – обширная документация, описывающая систему, процессы и интеграционные решения.
Владение системой должно быть беспроблемным всегда. Планируйте время и бюджет на подготовку технической документации, которая поможет не потерять ориентир при смене проектных команд и создаст основу для упрощения тиражирования системы.
Период второй. Первый запуск
Запуск системы – это всегда стрессовый момент. Однако существуют способы минимизировать напряжение и сделать этот процесс комфортным для всех участников. Не отвлекаясь на банальные вещи, такие как маркировка ячеек или подготовка инфраструктуры, посмотрим на запуск с другого ракурса – через призму тестовой эксплуатации.
Регламент 5. Приказ о тестовой эксплуатации
Тестовая эксплуатация – обязательная часть обучения. Восприятие запуска у тех, кто ограничился только обучением, и у тех, кто активно тестировал систему после обучения, отличается очень сильно. Тестовый контур позволяет пользователям познакомиться с системой в безопасной среде, получить ответы на все вопросы и закрепить знания. Это снижает страх перед новым и помогает быстрее адаптироваться.
Пользователи начинают работу с энтузиазмом, уже имея базовое понимание своих обязанностей. Кроме функционального, важно проводить нагрузочное тестирование. Это профилактика проблем в период пиковой нагрузки. Лучше подготовиться заранее, чем потом столкнуться с трудностями.
Регламент 6. Положение об открытых дверях
Создание комфортной рабочей обстановки важно для всех пользователей системы, включая линейных сотрудников склада. По опыту AXELOT, персонал, который считают простыми исполнителями, часто накапливает недовольство. Эту энергию можно направить в продуктивное русло, организовав обратную связь. Даже благодаря небольшим изменениям можно получить большой эффект. Система улучшается, сотрудники чувствуют свою значимость и отдаются работе с душой. Многие крупные компании используют практику открытых дверей. Это возможность для любого сотрудника обратиться к руководству с проблемой и предложить решение. Хотя такой возможностью пользуются не так часто, сам факт ее наличия повышает значимость сотрудника: он понимает, что его мнение важно.
Период третий. Поддержка системы
Перейдем к поддержке системы в процессе ее использования. Здесь важны развитие компетенций, регулярное обслуживание и оптимизация, а также методы цикличного обучения и аттестации персонала.
Регламент 7. Расписание обслуживания системы управления складом
Система, как механизм, требует регулярного обслуживания и оптимизации, эти процессы также должны быть регламентированы. Аудит и профилактика системы на цикличной основе позволяют минимизировать риск сбоев. Практика показывает, что после запуска некоторые функции становятся невостребованными. Их следует исключать из алгоритма, чтобы сократить время обработки запросов и нагрузку на систему. Важно не только создать регламент, но и следить за его исполнением. Сделайте обслуживание системы частью рабочей культуры, и результат не заставит себя ждать.
Регламент 8. Политика обучения и аттестации персонала
Если знания не используются, навыки теряются. Персонал должен быть готов к любым ситуациям, поэтому необходимо регулярно аттестовывать сотрудников и проводить повторные циклы обучения. Со временем процессы меняются, в систему внедряются доработки, и пользователи должны быть с ними ознакомлены. Все изменения следует включать в аттестационные листы, готовить инструкции и доводить их до сотрудников. На этом этапе важна обратная связь, которой не стоит пренебрегать.
Период четвертый. Тиражирование
Следующим этапом является тиражирование. Бизнес не стоит на месте. Он растет, расширяет географию, появляются новые складские комплексы, и на них необходимо распространять технологии и информационные продукты. Процесс тиражирования – это не просто копирование, он имеет свои нюансы и подводные камни. Так мы подходим к следующим регламентам.
Регламент 9. Правила стандартизации рабочих процессов
Стандартизация процессов – ключевой фактор успешного тиражирования. Она помогает упростить внедрение системы на новых складах. Одинаковые процессы облегчают интеграцию, устраняют необходимость в доработках и тестировании, повышают управляемость в распределенных структурах. Если процессы на новых складах отличаются, рекомендуется провести интервью с ключевыми сотрудниками, разработать и задокументировать локальные стандарты, обязательно оценить потенциал применения ранее автоматизированных алгоритмов. Важно, чтобы все склады использовали одинаковую версию платформы и конфигурации. Это предотвратит ошибки при обновлениях и обеспечит бесперебойную работу системы.
Регламент 10. Положение о распространении опыта
Теперь поговорим о тиражировании с точки зрения распределения персонала. После успешного внедрения системы пилотном складе у вас есть команда, которая накопила ценный опыт, столкнулась с ошибками и успешно их преодолела. Однако на других складах новые проекты часто воспринимаются как дополнительная нагрузка. Есть риск сопротивления со стороны сотрудников. Ведь они привыкли к старому порядку, работавшему годами. В таких случаях мы рекомендуем организовать обмен навыками напрямую. Часть команды с опытом должна участвовать во внедрении на новом складе. В свою очередь, менее опытные сотрудники могут заменить тех, кто уехал тиражировать систему. Такой подход должен стать правилом обмена знаниями внутри компании и позволяет сбалансировать трудовые ресурсы, не оставлять склады без поддержки и обучать персонал без лишнего стресса.
Работая с опытными коллегами, новички меньше сопротивляются нововведениям, ведь они общаются с людьми, уже прошедшими через этот процесс и успешно использующими новые возможности.
Период пятый, заключительный. Развитие системы
Мир меняется стремительно, и невозможное вчера становится реальностью сегодня. Например, система глобального Wi-Fi Starlink от Илона Маска обещает покрыть сетью весь земной шар. Возобновляемые источники энергии дешевеют, открывая новые горизонты. Такие примеры вдохновляют нас на инновации и автоматизацию.
Но вернемся к реальности. Руководители отделов логистики и складов часто вдохновляются новыми возможностями, однако для развития системы одного энтузиазма недостаточно. Нужен системный подход.
Регламент 11. Принципы обновления и развития системы
Не будем подробно останавливаться на очевидных вещах, таких как отсев нерентабельных доработок и использование принципа Парето в процедуре приоритизации. Рассмотрим более глубокие аспекты развития системы и перечислим факторы, которые надо учитывать при формировании дорожной карты развития ИТ-ландшафта.
Документирование доработок – ключевой момент. Выделите 10% времени разработчиков и аналитиков на обновление документации. Это поможет избежать проблем, связанных, например, с увольнением сотрудников ИТ-департамента, которые могут поставить под угрозу всю инфраструктуру.
Регламент 12. Положение о вводе доработок в эксплуатацию
Тестирование и внедрение доработок должны быть регламентированы в явном виде. Частью этого регламента являются специализированные чек-листы, позволяющие регистрировать поэтапную проверку изменений. Сперва стоит проверить их на тестовом контуре. Это обязательное условие перед внедрением. Лучше использовать регрессионное тестирование – полный цикл складских операций, даже если доработка не связана с ними напрямую. Это поможет избежать влияния на другие процессы. Зафиксируйте запрет на перенос изменений в продуктивную среду для определенных дней, когда компания работает с повышенной интенсивностью или специалисты, обслуживающие информационную систему, доступны в ограниченном объеме.
Если у вас несколько складов, лучше провести боевую эксплуатацию на одном пилотном складе. Это позволит оценить долгосрочное влияние и выявить отложенные ошибки. Только после этого можно тиражировать доработку на остальные склады.
От теории к практике
Необходимость переносить перечисленные рекомендации в утвержденные по компании регламенты и положения неочевидна, однако именно подобный подход, основанный на многолетнем опыте AXELOT, действительно делает работу с системой комфортной и эффективной.
Грамотные решения во время подготовки к внедрению и последовательность шагов создают благоприятные условия для последующего использования системы. Независимо от того, будете ли вы самостоятельно выполнять рекомендации или обратитесь за помощью к подрядчику, необходимо, чтобы каждый этап был четко систематизирован, регламентирован и управляем.