Николай Шигапов, руководитель депатрамента логистики ООО «Аксолит», рассказывает, каких улучшений удалось добиться компании после внедрения системы «1С:TMS Логистика. Управление перевозками».
Большое количество производителей и широкое разнообразие продукции создали условия для рыночной власти потребителя, которому нужно высокое качество продукции при умеренных ценах и, что немаловажно, быстрое удовлетворение потребностей, связанное с нежеланием замораживать активы в складских запасах. Это приводит к тому, что производители вынуждены вести ожесточенную конкурентную борьбу за свою долю рынка. Однако в современных условиях развития рынка настоящая борьба разворачивается не за качество продукции, которое нивелировано ГОСТами и прочими нормативными документами, и не за цену, складывающуюся из общеотраслевых издержек, а за качество и скорость реакции в цепях поставок. Иными словами, наибольший потенциал получения конкурентного преимущества сосредоточен в слаженной работе всех участников товаропроводящей сети, внутренней и внешней интеграции производителей, что является логистической составляющей бизнеса. С позиции любого бизнеса логистика существует для того, чтобы товарно-материальные запасы — как сырье и материалы, так и готовая продукция — поступали в нужное место в нужное время в необходимом объеме и, что особенно важно, при наименьших общих затратах и издержках.
Если компаниям — участницам рынка не удастся соблюдать это условие места и времени, им нечего и некому будет продавать. Данный подход ориентирован на короткие составляющие логистических циклов, а это требует адекватной реакции всех звеньев логистической системы на изменения спроса и, соответственно, производственной программы.
Логистическая система Aksolit построена на основе логистической концепции «Just in Time» («точно в срок») с целью оптимизации операционных издержек в логистических функциях при одновременном сокращении времени обслуживания внутренних и внешних клиентов компании.
Для сокращения времени обслуживания дистрибуторов нами разработан стандарт обслуживания дистрибуторов при доставке грузов, суть которого заключается в обязательстве Aksolit за свой счет осуществлять прямую доставку продукции по технологии «door-to-door» («от двери до двери») в течение 100 часов с момента обращения дистрибутора в нашу компанию.
Таким образом, транспортировка стала стратегической функцией в логистической системе нашей компании, так как быстрая реакция на потребности клиентов обеспечивает продвижение продукции на рынке РФ, а своевременная доставка сырья и материалов для производства позволяет оптимизировать запасы сырья в системе, не замораживая финансовые активы в чрезмерных запасах. В силу того, что транспортные расходы относятся к серьезным элементам издержек в логистике, для Aksolit очень важно, чтобы процесс транспортировки был экономически оправдан, а общие издержки при выполнении транспортной функции оставались на уровне не выше среднеотраслевых при сохранении таких параметров, как скорость и бесперебойность доставки.
Организация грузоперевозок до внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками»
Операционная деятельность менеджеров по грузоперевозкам до внедрения программного обеспечения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» заключалась в операциях, отображенных на рисунке 1.
Необходимо подчеркнуть, что в департаменте логистики Aksolit за автомобильными грузоперевозками закреплены два менеджера, третий менеджер работает по направлению «железнодорожные грузоперевозки», и только 3% грузоперевозок осуществляется собственным транспортом, остальное — транспортно-экспедиторскими компаниями (ТЭК). В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О транспортно-экспедиционной деятельности», ТЭК осуществляют перевозку грузов на основании «Поручения экспедитору» — экспедиторского документа, определяющего перечень и условия оказания услуг (более 20 строк, обязательных для заполнения), который составляется в письменной форме, подписывается и скрепляется печатью с обеих сторон. Учитывая объем ежедневных отгрузок складским комплексом Aksolit (а это порядка 60 еврофур готовой продукции и не менее 3 еврофур для доставки сырья), менеджеры ежедневно оформляют более 50 поручений, на заполнение бланков поручений затрачивая 50% рабочего времени. Кроме того, они осуществляют отправку поручений грузоперевозчикам, обратное получение и внесение информации в базу данных в формате Excel (табл. 1), а это серьезные и непродуктивные затраты рабочего времени. При этом параллельно им приходится решать возникающие вопросы: реконсигнация, замена транспортных средств (ТС) при поломках, отмена назначенного рейса и т.п.
Анализируя данные таблицы 2, можно определить ежедневную нагрузку по сопровождению ТС с грузами, которая приходится на менеджеров, отвечающих за автомобильные грузоперевозки. Очевидна необходимость активного использования современных информационных технологий, обеспечивающих не только автоматизацию типовых операций, но и технологии интегрированного планирования и управления цепями поставок.
Выбор программного обеспечения
Современная сложная и динамичная рыночная среда требует от российских предприятий постоянного совершенствования систем управления и информационных систем их поддержки.
Эти средства должны обеспечивать возможность автоматизации и оптимизации операционной деятельности, быстроту и простоту работы для пользователей, а также они должны предоставлять основу для анализа накопленной информации. Все программные решения, представленные на рынке, отличаются друг от друга по разным параметрам.
Руководством IT-отдела компании был проведен отбор программного обеспечения (ПО) по следующим критериям:
- базовый функционал ПО покрывает 70– 80% предъявляемых требований;
- возможность развивать и обслуживать ПО собственными силами;
- возможность интеграции ПО с любыми современными системами (программными и аппаратными комплексами);
- возможность организовать удаленную работу с использованием web-технологий и любых мобильных устройств;
- гарантированная поддержка производителя на весь жизненный цикл ПО.
Требования департамента логистики к ПО основывались на том, что оно должно отвечать потребностям управления в грузоперевозках и эффективно поддерживать процесс планирования и оперативную деятельность, опираясь на следующие принципы системы:
- Соответствующее оформление. Информация должна быть оформлена в необходимой и доступной пользователям форме, а также должна отражать важнейшие параметры, необходимые для принятия решения.
- Доступность. Информация, находящаяся в базе данных, должна быть доступна для считывания заинтересованными структурными подразделениями компании.
- Точность. Информация должна точно отражать текущие значения.
- Гибкость. Структура ПО должна позволять ее совершенствовать в ответ на периодически возникающие потребности компании, без чрезмерных расходов и полной замены ПО.
- Выявление исключительных ситуаций. ПО должно выявлять ошибочные действия пользователей и информировать их об этом.
На первоначальном этапе были отобраны 5 программных продуктов, на последнем этапе выбора мы остановились на двух разработках:
1. «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» (разработчик — компания AXELOT).
2. «ANTORIntercityDeliveryPlanning—система автоматизации планирования междугородних грузоперевозок» (разработчик — «АНТОР БИЗНЕС РЕШЕНИЯ»).
В результате детального ознакомления и анализа, в том числе с точки зрения пользователей, мы остановили выбор на системе «1С:TMS Логистика. Управление перевозками». Ее разработчиком является компания AXELOT, один из лидеров на рынке информационных технологий. Данное ПО имеет самый современный функционал. Широкие возможности в сочетании с простыми и настраиваемыми под каждого пользователями интерфейсами, а также с возможностью доработок при изменениях в бизнес-процессах делают программу лидером в классе TMS-решений. Использование раз- работчиками широко применяемой платформы 1С является мощнейшим преимуществом и побуждающим мотивом для приобретения, так как это позволяет интегрировать продукт в большинство корпоративных информационных систем (КИС) без создания интеграционной базы. Соотнеся высокое качество продукта со взвешенной и доступной ценой, мы перестали сомневаться в выборе. Программа в своей базовой конфигурации практически полностью отвечала потребностям нашей компании, требовались незначительные доработки под специфику Aksolit. В связи с этим нами было подготовлено техническое задание, что было учтено разработчиками продукта, более того, были внесены дополнения в рамках программы, которые на первый взгляд не несут очевидной выгоды, но в конечном итоге позитивно сказываются на результате.
Результаты внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками»
Управление заказами клиентов охватывает все виды деятельности компании от приема заказа до поставки товара и выставления счетов, а для того чтобы логистика приносила максимальные стратегические преимущества, все функциональные звенья логистической системы должны работать на основе как внутренней, так и внешней интеграции. Соответственно, целями приобретения и внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» были оптимизация и автоматизация рабочих процессов и процессов взаимодействия департамента логистики с:
- департаментом продаж;
- складским комплексом;
- грузоперевозчиками;
- дистрибуторами (грузополучателями).
Взаимодействие менеджеров по грузоперевозкам с менеджерами по работе с клиен- тами в рамках программы «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» выстроено по принципу «выстрелил и забыл». Что мы имеем в виду?
- Менеджеры по работе с клиентами после формирования задания на грузоперевозку в дальнейшем могут не отслеживать ход ее выполнения, постоянно взаимодействуя с менеджером по грузоперевозкам по телефону и/или лично — они получают информацию с помощью ПО.
- Грузоперевозчики в рамках TMS автоматически получают «Поручение экспедитору».
- Складской комплекс в рамках КИС получает данные по графику отгрузок.
- Дистрибуторы по завершении погрузки получают уведомление об отгрузке и пакет документов в электронном виде.
Операционная деятельность менеджеров по грузоперевозкам после внедрения ПО существенно изменилась и в настоящее время выглядит следующим образом (см. рис. 2).
С первых чисел сентября текущего года мы приступили к промышленной эксплуатации программы «1С:TMS Логистика. Управление перевозками». В ходе внедрения проекта специалисты AXELOT полностью автоматизировали процессы управления потребностями в перевозке грузов и заданиями на перевозку, контроля транспортировки грузов и получения аналитической отчетности. Благодаря программе удалось значительно упростить и ускорить операционную деятельность сотрудников, автоматизировав все операции с момента приема заявки дистрибутора до получения им грузов в рамках утвержденного в компании стандарта «100 часов».
Актуальная отчетность по показателям эффективности для принятия управленческих решений поступает в режиме онлайн. Кроме того, теперь на предприятии товаросопроводительная и путевая документации формируются автоматически, а заявки на перевозку сразу отправляются в несколько транспортных компаний. Достигнуты высокое качество и точность выполнения заказов на перевозку, на 70% увеличилась скорость формирования и обработки заявок, что в свою очередь позволяет увеличить объемы перевозимых грузов в рамках внутреннего стандарта.
Сотрудники AXELOT интегрировали программное обеспечение с корпоративной системой предприятия «1С:УПП 8.2», обеспечив обмен информацией между подразделениями компании, участвующими в процессе обслуживания дистрибуторов, и наладили информационный обмен компании Aksolit с грузоперевозчиками и грузополучателями. Доброжелательное отношение специалистов AXELOT, оперативная коррекция программы под наши потребности — приятные моменты сотрудничества. И по сей день, приняв про- грамму в промышленную эксплуатацию, мы всегда можем рассчитывать на оперативное реагирование службы технической поддержки AXELOT на любой запрос и быстрое его исполнение.