Intelligent Enterprise: Расскажите, пожалуйста, немного о компании и о том, какова специфика ее автоматизации.
Илья Арсентьев: Компания PONY EXPRESS работает на всей территории России и ещё в семи странах постсоветского пространства. Это четыре тысячи сотрудников и пятнадцать тысяч населенных пунктов обслуживания. До недавнего времени мы были известны рынку исключительно как служба экспресс-доставки. Но в 2014 году бизнес-стратегия компании изменилась: мы стали развиваться как универсальный логистический оператор. И теперь помимо экспресс-доставки занимаемся 3PL-логистикой, это складская обработка и ответственное хранение, а также грузоперевозками — транспортной логистикой и экспедированием по Российской Федерации и за рубеж. Кроме того, мы предоставляем полный комплекс услуг интернет-магазинам — можем забрать товар у поставщика, укомплектовать его у себя, принять на хранение и в оговоренные сроки доставить конечному покупателю. PONY EXPRESS предлагает комплексные логистические решения не только для электронной коммерции, но и практически для всех индустрий промышленности и торговли. У нас есть подразделение, оказывающее услуги визового сервиса.
Такая диверсификация бизнеса является огромным вызовом для ИТ-подразделения. Если мы храним товары на складе, то нам нужно хорошее складское решение. Если занимаемся доставкой — необходима хорошая транспортная система, TMS (Transportation Management System). Нужны решения для эффективной работы подразделений продаж, клиентского сервиса, бэк-офиса — финансовая, CRM-система и т. д. Нужна система документооборота. В целом важно понимать, что компании нашего калибра требуется много систем, которые должны эффективно работать вместе. Мы не сможем автоматизировать все бизнес-процессы одним инструментом.
Каковы ваши основные внутренние системы?
Мы внедрили новый контакт-центр, транспортная система, TMS (Warehouse Management System), систему управления холдингом для финансового и управленческого учета и большую CRM-систему; почти завершили автоматизацию внутреннего документооборота. К концу года планируем обновить профессиональное решение для управления персоналом.
На складе — а в ноябре 2014 года мы запустили новый большой склад в Булатникове, 20 тыс. м 2, и это было знаковое для компании событие — мы внедрили WMS-решение по управлению складом, созданное на платформе «1С». Разработчиком и партнером по внедрению стала компания AXELOT. Это решение мы выбрали потому, что оно имело предсказуемые сроки внедрения, оптимальное соотношение цены и функциональных возможностей. Немаловажным был и вопрос стоимости владения, а в случае с «1С» можно быть уверенным, что ресурсы для поддержки системы без труда можно найти в России, а при необходимости — быстро сформировать команду для её полноценного развития.
WMS-решение позволяет нашей компании управлять складскими процессами, вести товарный учет и учет производственных ресурсов, иметь адресную систему хранения, отчетность. Помимо стандартных складских операций PONY EXPRESS — одна из немногих компаний, которая умеет качественно работать с таким сложным продуктом, как POSM-материалы, т. е. маркетинговые материалы для точек продаж. Благодаря специальным настройкам системы мы храним, учитываем и комплектуем рекламную продукцию, которая зачастую не имеет ни артикула, ни штрихкода. Дело в том, что такая продукция для наших клиентов является непрофильной и они порой даже не заводят её в свою основную учетную систему. Внедрение WMS позволило нам не только предоставлять услуги по доставке, но и стать универсальным 3PLоператором, в том числе оказывать услуги фулфилмента (полного комплекса операций с момента оформления заказа покупателем и до момента получения им покупки) для интернет-магазинов.
Развернув новую CRM-систему — Microsoft Dynamics CRM, — мы перевели в нее всю базу наших клиентов из «Пегаса», а это сотни тысяч контактов. Начали внедрение в Москве, в течение трех месяцев распространили на всю территорию России, а затем и на другие страны, только что завершили установку в Казахстане. Теперь сотрудники коммерческого департамента всю работу ведут только в CRM — не в старой системе «Пегас», не в Excel и не в записных книжках. Это заметно повышает эффективность и качество работы продающих подразделений, дает широкие возможности для маркетинговой деятельности. А кроме того, CRM-система является основным инструментом в работе контактного центра, позволяя поддерживать неизменно высокий уровень обслуживания клиентов.
Microsoft Dynamics CRM у нас горизонтально интегрирована и с системой документооборота, и с контакт-центром, и с пока еще основной нашей производственной системой «Пегас». Ведение документооборота мы реализуем на базе платформы Microsoft SharePoint, сюда относятся все основные процессы — согласование договоров, организационно-распорядительный документооборот. Производственный документооборот — заказы, накладные — пока остается в «Пегасе».
А потом все это в агрегированном виде направляется в систему «1С:Управление холдингом». Почему мы выбрали решение на платформе «1С:Предприятие 8.3»? Дело в том, что исторически бухгалтерия и финансовая отчетность у нас были построены на устаревших версиях системы, и выбор современной «1С»-платформы, с одной стороны, позволил сохранить преемственность, а с другой — перейти на актуальную, современную архитектуру, активно поддерживаемую производителем.
Далее мы устроили открытый тендер, в котором участвовали семь компаний и победило решение фирмы AXELOT. Проект длился сравнительно недолго. В июне 2015 года мы полностью перешли на работу в новой системе. При этом параллельно на двух системах мы не работали вообще. Мы попросили у бизнес-подразделения три дня, пятницу и два выходных, и поставив бухгалтерию и финансовую часть на паузу, перешли на полностью подготовленное «Управление холдингом». Недавно в компании проводилась региональная конференция, и все признали проект однозначно успешным. Компания получила полноценную автоматизацию казначейства, прозрачные процессы управления бюджетом, маршруты согласования платежей.
В обоих проектах внедрения — WMS-системы и системы управления холдингом — мы работали с профессиональной командой компании AXELOT. Мы ими довольны, у этой компании хорошо выстроены процессы. Разумеется, не обошлось без накладок, каких-то шероховатостей, но по-другому и не бывает. При этом проекты были выполнены очень быстро. Например, готовую систему управления складом мы получили через четыре месяца! Мы сами специалисты в экспресс-доставке, а специалисты AXELOT обеспечили экспресс-доставку ИТ-решений.
Лично я стал одним из активных пользователей финансового решения, у меня большой и сложный ИТ-бюджет, и за один час я сконструировал для себя два отчета, которыми постоянно пользуюсь: смотрю на панель управления и вижу в онлайн-режиме, где и что у меня расходуется, что критично, что требует внимания, нет ли неправильных расходов, дисбаланса между статьями. Раньше мы окапывались бумагами, каждый месяц бегали, согласовывали бумажные платежки. Теперь это кажется просто нелепым, настолько легче стали процессы.