К решению задачи автоматизации складского хозяйства разные предприятия приходят по-разному, однако у каждого из них есть проблемы в работе склада, которые становятся в определенный момент весьма критичными. Руководство не может своевременно получить нужную информацию, работа персонала выходит из-под контроля, товар «загадочно исчезает», при этом не выходя за ворота склада… Таких сложностей у каждого предприятия может быть множество, и все вместе они приводят к значительным совокупным потерям компании, вынуждая ее руководство задуматься о путях их преодоления. Одним из них становится внедрение автоматизированной системы управления складом.
Кто виноват и что делать
Можно сформировать краткую классификацию основных потребностей, которые побуждают предприятия обращаться к услугам по автоматизации склада. Первую группу проблем можно назвать базовыми, так как без их решения двигаться в сторону дальнейших улучшений крайне сложно. Это удовлетворение потребности в полной, своевременной и достоверной информации о товаре, обеспечение достаточной скорости выполнения складских операций при поддержании надлежащего качества работы с товаром, организация системы контроля персонала и получение данных для обоснованной мотивации сотрудников. Чаще всего, удовлетворение перечисленных потребностей является достаточным для обеспечения заметного роста эффективности работы склада в течение значительного периода времени. В дальнейшем предприятие может перейти к работе над развитием своего складского хозяйства. Тогда перед ним уже будут стоять задачи совсем иного порядка: например, существенно ускорить оборот склада, получить многоуровневую аналитику, автоматизировать нетиповые складские операции.
К решению задач продвинутого уровня требуется иной подход, чем к удовлетворению базовых потребностей складского комплекса, как с организационной точки зрения, так и с позиций автоматизации. Особняком от всех задач стоит проблема переезда склада. Здесь предприятие сталкивается не только с уже привычными внутренними трудностями, но и оказывается в условиях высокой неопределенности — новое помещение, новое оборудование, новые люди, возможно даже новый товар. Нужно адаптироваться в новой среде работы, причем сделать это быстро.
На самом деле, автоматизация — не единственный способ решения складских задач. Здесь можно пойти несколькими путями. Во-первых, проанализировать работу склада с логистической точки зрения и что-то изменить, например, в схеме расположения стеллажей, в логике размещения товара, в организации складского технологического процесса. Во-вторых, упростить работу склада за счет не связанных напрямую с внутренней логистикой склада организационных мер или с помощью модернизации корпоративной информационной системы (КИС). Например, упорядочить поток заявок на склад от менеджеров по продажам, сделав работу склада более равномерной. Или включить в КИС реквизиты авторизации выполнения складских операций для укрупненного анализа и контроля загруженности персонала. В-третьих, обратиться и к услугам автоматизации.
Утром — оптимизация, вечером — автоматизация
Однозначное утверждение, что автоматизация склада существует сама по себе, спорно. Автоматизировать беспорядок на складе не только очень сложно, но и вовсе не нужно. Это приведет к потерям ресурсов и не даст желаемого результата. Часто этапы логистической и организационной оптимизации склада игнорируются руководством предприятия, которое настойчиво желает внедрить складскую систему там, где текущее состояние складского хозяйства не позволяет этого сделать с требуемой эффективностью. Для успешной автоматизации необходимо наличие, как минимум, следующих факторов: достаточных исходных данных (о товаре, о топологии, об их взаимосвязи), четкого представления (или описания) складских бизнес-процессов, подготовленного персонала, интегрируемой корпоративной информационной системы. Отсутствие каждого из них делает проект внедрения складской системы более длительным, менее предсказуемым и более рискованным.
Например, если предприятие входит в проект автоматизации, не имея четкого (желательно документированного) представления о том, как должно происходить размещение товара, то, скорее всего, это приведет к неоднократному изменению заказчиком логики этого бизнес-процесса в ходе проекта. При этом решение будет приниматься не на основании анализа работы склада в прошлом и перспектив развития в будущем, а в зависимости от текущей ситуации на складе и особенностей товаров в очередной поставке. На основании этих сиюминутных решений в складскую систему неоднократно могут быть внесены параметрические или программные изменения, часть которых в итоговом варианте настройки программы может оказаться, в лучшем случае, излишней, в худшем — системно не соответствующей оптимальной обработке грузов . Нестабильность реализации одной из складских процедур сделает неоднозначными результаты остальных частей технологического процесса. В итоге станет крайне проблематично понять общий выход проекта.
Такая неприглядная, но вполне реальная ситуация призвана проиллюстрировать важность проведения предварительной подготовки склада к проекту внедрения системы автоматизации. В идеале предприятие должно пройти все стадии оптимизации склада, чтобы достигнутый эффект от внедрения складской системы был максимальным. Очень желательно провести по меньшей мере логистический аудит работы складского хозяйства, а, при необходимости, и ее оптимизацию (технологический проект склада), по возможности, организационно и методологически «расшить узкие места» и уже после этого наложить на упорядоченный складской рабочий процесс систему автоматизации.
Есть ли жизнь до внедрения?
Качественно проведенный логистический аудит и оптимизация складского хозяйства способны не только повысить эффективность проекта автоматизации и снизить его риски, но, иногда, на некоторое время отсрочить изначально предполагаемое немедленным внедрение программного продукта. Все зависит от исходной проблемы предприятия и степени ее выраженности. Технологический проект склада позволяет оптимизировать его зонирование, траекторию перемещения и режим работы оборудования, загруженность персонала, определить оптимальный тип стеллажей и рассчитать их требуемое количество, наиболее удобным способом распределить товар в зоне хранения и описать оптимальный алгоритм отбора. Это всего лишь несколько примеров упорядочивания, работы склада по итогам его логистической оптимизации. Рассмотрим более подробно уже упомянутую операцию размещения товара — как, например, ее можно улучшить, не задействуя компьютерную программу, и чем это может быть полезно в дальнейшем в проекте автоматизации.
Во-первых, склад может быть разбит на технологические зоны по типу упаковки товара — зона хранения паллетного товара, зона хранения товара в коробах и зона хранения штучного товара. Это позволяет заметно оптимизировать работу подъемно-транспортного оборудования.
Во-вторых, для каждой товарной группы или товара выделяется своя область склада, для которой четко определен список товарных наименований, которые могут храниться в этой области. Это позволяет снизить товарную пересортицу. Каждая такая область включает части паллетной, коробочной и штучной зон, между которыми происходит процесс взаимного пополнения — товар с паллет пополняет коробочную зону, товар из коробов — зону штучную. При грамотном взаимном расположении этих зон внутри области, отведенной для товарной группы (например, друг над другом) заметно увеличивается скорость операций пополнения и отбора.
В-третьих, если задать для коробочной и штучной зоны правильно рассчитанный оптимальный остаток каждого товара, выраженный, соответственно, в коробах или штуках, то получим рациональный график операции пополнения, который обеспечит достаточным количеством товара операцию отбора и, в то же время, не будет препятствовать ее выполнению. Конечно, контроль оптимального остатка товара в зоне отбора для неавтоматизированного склада будет менее точным, чем для склада с программным обеспечением. Например, оптимальным остатком может считаться некоторое количество заполненных ячеек, а не конкретное количество единиц товара, причем степень заполненности определяется на глаз.
По аналогии с вышеприведенным примером, существуют и другие логистические приемы, позволяющие складу упорядочить свою работу, оптимизировать использование ресурсов, повысить скорость и качество исполнения складских операций. Иногда, этого уровня улучшений может оказаться достаточно для решения наиболее актуальных складских проблем, и автоматизация станет, скорее, не остро необходимым, а желательным улучшением на этой стадии жизненного цикла предприятия. Это наиболее вероятно для складов, характеризующихся одним или несколькими из следующих параметров: умеренная скорость работы (несколько десятков отгрузок в день), сравнительно небольшая площадь (1–2 тыс. кв. м), не очень большой ассортимент (несколько сотен позиций).
Теперь представим, что на складе, где реализованы хотя бы некоторые из возможных логистических мероприятий, внедряется система автоматизации. На примере все той же операции размещения перечислим, какие исходные данные может потребовать типовое складское программное обеспечение для выполнения параметрической настройки указанного бизнес-процесса:
- Зонирование склада с точки зрения товарных групп
- Порядок обхода мест хранения, входящих в зоны, при размещении (оптимизация маршрута движения кладовщика)
- Состав товарных групп, для которых выполняется зонирование
- Возможность размещения товаров не в свою зону, правила укладывания разных товаров друг к другу в места хранения
- Зонирование склада с точки зрения хранения различных типов упаковки товара
- Весогабаритные параметры товара и мест хранения или количественная вместимость товара (для автоматического определения количества товара при размещении в ячейку склада)
- Значения оптимального остатка в зоне хранения коробов и штучного товара
- Прочее…
Очевидно, что предоставление указанной информации должного качества потребует от предприятия некоторого времени и усилий по сбору и анализу данных о товародвижении на складе за длительный период. Если же в складском хозяйстве непрерывно ведется работа по оптимизации его деятельности с логистической точки зрения, то, наверняка, требования, предъявляемые системой автоматизации к входным данным, не застанут руководство склада врасплох. Также, например, персонал склада легче воспримет изменения в работе, если они будут основываться на привычной для них логике бизнес-процессов. В результате, проект внедрения начнется в подготовленной среде.
Автоматизация в ассортименте
Тем не менее, как бы хорошо ни был организован склад и его технологические процессы, существуют ситуации, когда без автоматизации все попытки решить насущные проблемы или сделать следующий шаг в развитии складского хозяйства становятся экономически нецелесообразными. Практически все эти случаи связаны со значительным масштабом какого-либо одного или сразу нескольких параметров деятельности склада: площадь помещения, этажность, высота стеллажных конструкций, ассортимент товара, количество принимаемых поставок и отгружаемых заказов в сутки, визуальная схожесть товара… В определенный момент в процессе развития предприятия эти параметры достигают пороговых значений, когда дальнейший количественный рост численности персонала, оборудования и т.п. уже не в состоянии обеспечить эффективную работу склада и возникает потребность внести качественные изменения в работу складского хозяйства. Если же склад стоит на пороге переезда в новое помещение, то автоматизация может оказаться едва ли не единственным средством обеспечить его быструю и безболезненную адаптацию в новых условиях.
Внедрение программного обеспечения, включающего в себя такую функциональность как адресный учет товаров, автоматическое планирование ряда складских операций (размещение, пополнение, отбор и др.), получение развернутой отчетности по всем параметрам деятельности склада, авторизация действий персонала, автоматическая идентификация товара, позволит предприятию решить свои задачи на качественно новом уровне.
В ходе осуществления планов автоматизации складской деятельности можно использовать различные сценарии внедрения складской системы. Вариант автоматизации зависит, в том числе, от потребностей и целей предприятия, наличия и полноты исходных данных, качества организации и устойчивости технологических процессов, готовности персонала к внедрению, срока, к которому требуется получить результат. В зависимости от предварительно проделанной предприятием работы степень автоматизации может колебаться от нулевого значения (т.е. предприятию лучше вообще пока не браться за проект) до полнофункционального внедрения с применением технологий автоматической идентификации. Укрупненно можно выделить три типа проектов: базовый, стандартный и заказной.
Базовый проект подразумевает автоматизацию основных складских операций на основе типового программного продукта и типовой проектной документации. В проекте, выполняемом по базовой технологии, не предусмотрены затраты ресурсов на программное изменение системы, автоматизацию сложных технологических решений и внедрение технологии идентификации с использованием штрих-кодов, RFID и т.п. Такой вариант позволяет в кратчайшие сроки на базовом уровне решить основные проблемы склада с учетом товара, скоростью выполнения складских процессов, контролем персонала, и, как следствие, повысить качество обслуживания и снизить совокупные потери предприятия. Главное достоинство такого проекта — быстрое достижение эффекта от автоматизации. Базовый проект — это наиболее подходящий вариант для следующих ситуаций:
- Отсутствие сложных складских процедур, минимальный набор потребностей склада (учет товара, автоматический поиск, устранение «потерь» при хранении). Если склад нуждается всего лишь в наведении порядка в процессе хранения и упрощении процедуры поиска при отборе, то не стоит ему навязывать полнофункциональную автоматизацию — будут необоснованно истрачены временные и финансовые ресурсы, а результат, скорее всего, окажется не соответствующим ожиданиям заказчика. В данном случае достаточно было бы внедрения, например, адресного хранения и автоматизации процедуры планирования отбора и инвентаризации.
- Отсутствие сложных складских процедур, минимальный набор потребностей склада (учет товара, автоматический поиск, устранение «потерь» при хранении). Если склад нуждается всего лишь в наведении порядка в процессе хранения и упрощении процедуры поиска при отборе, то не стоит ему навязывать полнофункциональную автоматизацию — будут необоснованно истрачены временные и финансовые ресурсы, а результат, скорее всего, окажется не соответствующим ожиданиям заказчика. В данном случае достаточно было бы внедрения, например, адресного хранения и автоматизации процедуры планирования отбора и инвентаризации.
- Отсутствие или низкое качество данных о товаре, товародвижении, штриховых кодах и пр. Даже если предприятие имеет финансовые возможности и желание организовать процесс полнофункционального внедрения, оно физически не сможет этого сделать пока не будут собраны и выверены требующиеся для этого данные. Наиболее распространенный и характерный пример –автоматизация размещения товара «по факту» на тех складах, которые по самым разным причинам не могут предоставить для ввода в систему выверенные весогабаритные параметры товара, чтобы организовать автоматическое планирование размещения товара на складе. В этом случае базовый проект — это первый шаг в процессе внедрения складской системы. После решения проблем с исходными данными предприятие может расширить рамки автоматизации.
- Сжатые сроки и малый бюджет. Если объем ресурсов не позволяет внедрить полномасштабную систему автоматизации, то, возможно, базовый проект поможет быстро решить наиболее острые проблемы склада, а остальной функционал можно реализовать позже.
- Переезд склада — вариант ситуации со сжатыми сроками. Главное в процессе переезда — быстрота адаптации на новом месте, поэтому скорость внедрения и простота выполнения автоматизируемых операций имеет здесь ключевое значение, и базовый проект часто становится единственным решением.
- Пилотный проект. Достаточно крупные предприятия могут позволить себе выполнить пилотный проект на части своего склада, прежде чем приступить к автоматизации всего склада в целом. В зависимости от особенностей организации склада и опытного участка, а также возможностей предприятия, пилотный проект может быть реализован как с максимально возможной функциональностью, так и по сценарию базового проекта, позволяющего смоделировать основные складские процессы и освоить работу с системой персоналу предприятия.
Стандартный проект — это проект, где наиболее полно сочетаются цена и функциональность внедрения. Проект, выполняемый по стандартной технологии, включает в себя весь функционал, предоставляемый выбранным программным обеспечением, позволяет реализовать специфические пожелания заказчика, в том числе, возможность внедрить современные автоматические технологии идентификации. Сроки и бюджет стандартного проекта заметно увеличиваются по сравнению с базовым вариантом, но и возможностей в стандартном проекте становится существенно больше. Стандартный проект в силу своей большей функциональности предъявляет и большие требования к качеству подготовки предприятия к проекту — в стандартном проекте уделяется заметно больше времени индивидуальным особенностям склада.
Общим для всех проектов остается строгое соблюдение соответствующей технологии внедрения и сохранение основной бизнес-логики работы типового программного продукта. Это правило может не соблюдаться только в проекте, выполняемом по индивидуальному заказу. Но, как и следует из его названия, заказной проект — это штучная услуга, и все его параметры отдельно согласуются с предприятием, пожелавшим реализовать проект автоматизации с высокой степенью адаптации под свою специфику.
Любой из перечисленных вариантов автоматизации будет тем успешнее, чем лучше склад организован с логистической точки зрения, чем разумнее и проще построены его бизнес-процессы. Поэтому, прежде, чем принимать решение об автоматизации, не лишним будет подумать, во-первых, о том, все ли предоставляемые логистикой возможности использованы на данном складе. Во-вторых, каким уровнем подготовленности к автоматизации располагает складское хозяйство — что известно о товаре, о складских процессах, какие есть ресурсы (финансы, время, персонал), можно ли интегрировать корпоративную информационную систему … И, в-третьих, какой уровень автоматизации нужен именно сейчас, в сложившихся условиях, для данной компании, с текущим состоянием ресурсов и набором потребностей. Такой взвешенный подход убережет предприятие от лишних трат и позволит достичь именно того результата, который ожидается им от внедрения системы автоматизации складского хозяйства.
Алексей Тимашов, Генеральный директор AXELOT