Одним из основных вопросов, которым задаются владельцы и менеджеры складов, можно считать следующий: какое количество сотрудников будет оптимальным для нормального функционирования склада? Недостаток персонала может отрицательно сказаться на качестве и скорости работ, избыток — снова на качестве и на уровне дохода предприятия. Как и везде, здесь важно найти «золотую середину».
Расчет численности персонала может быть самостоятельной задачей, а может стать частью технологического проекта склада. И в том, и в другом случае, и для функционирующего склада, и для склада нового, необходимая численность персонала определяется по единому алгоритму.
Подготовка перечня складских операций
На первом этапе расчетов должен быть подготовлен полный перечень складских операций. В зависимости от типа склада, вида товара и прочих факторов, список операций может варьироваться как по размеру, так и по содержанию. При составлении перечня следует помнить не только о регулярных, но и о периодических операциях, выполняющихся на складе. Периодические операции, в отличие от регулярных, возникают в случае создания нестандартных ситуаций (обнаружение брака, возвраты, выборочная инвентаризация и т.п.). Наиболее общими для большинства складов можно считать следующие операции:
- Разгрузка транспортного средства и приемка груза
- Размещение товара на складе
- Уплотнение хранения
- Подпитка зоны отбора
- Отбор товара по заказам на отгрузку
- Контроль отбора, упаковка и формирование грузовой единицы
- Отгрузка
На втором этапе каждая операция разбивается на элементарные действия. Каждому действию в обязательном порядке следует поставить в соответствие исполнителя. Если действие выполняется с использованием техники, то и эта информация должна быть зафиксирована. Разделение операции отгрузки представлено в Таблице №1.
| Действие | Исполнитель | Технические средства |
| Планирование отгрузки | Оператор АСУ склада | АРМ (компьютер, принтер) |
| Транспортировка паллет из зоны комплектации на площадку погрузочно-разгрузочных работ | Водитель погрузчика | Погрузчик |
| Грузчик | Гидравлическая тележка | |
| Загрузка паллеты в кузов транспортного средства | Водитель погрузчика | Погрузчик |
| Перекладывание груза с паллет в кузов транспортного средства | Грузчик | |
| Передача товара экспедитору | Кладовщик отгрузки/ контролер | |
| Учет отгрузки в информационной системе | Оператор АСУ склада | АРМ (компьютер, принтер) |
Так должны быть проанализированы все складские операции. В качестве исполнителей целесообразно указывать не конкретную должность (кладовщик, грузчик), а роль, которую данный сотрудник склада выполняет в данной операции. Например, должности кладовщика могут соответствовать: начальник смены (старший кладовщик), кладовщик приемки (приемщик), кладовщик зоны хранения, кладовщик зоны комплектации (контролер), кладовщик зоны отгрузки. Водители складской техники могут выполнять работы и на погрузчиках в зоне приемки или отгрузки, и на высотных штабелерах в зоне хранения. На больших складах, как правило, существует определенная специализация водителей техники. На складах средней величины эти операции может выполнять один специалист. Грузчики также могут подразделяться на несколько подобных категорий: грузчик-расстановщик, грузчик-комплектовщик, грузчики разгрузки-погрузки. Подобная детализация поможет в дальнейшем составить рациональный график работ и учитывать «совмещение должностей» одним специалистом для оптимизации общего количества персонала.
Определение временных нормативов складских операций
Следующим шагом становится определение нормативов длительности складских операций, т.е. определение временных затрат на каждую операцию, каждое действие. В случае если склад еще не запущен в работу, либо для проведения замеров недостаточно времени, в качестве нормативов используются средние показатели продолжительности операций. Некоторые из них можно найти в отраслевом стандарте — «Межотраслевые нормы времени на погрузку, разгрузку вагонов, автотранспорта и складские работы» (Утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 17 октября 2000 г. N 76). Плюсом станет приглашение консультанта по логистике, который сможет предоставить усредненные показатели для отрасли. Эти показатели позволят сделать пусть не самый оптимальный, но приближенный к реальности расчет. Во всех прочих случаях должен быть проведен хронометраж каждого действия. Классический вариант сбора статистики по продолжительности операций — измерение продолжительности операции секундомером и фиксирование в специальных бланках времени выполнения, количества выполненной работы, специализации и числа задействованных сотрудников склада, используемой техники. Для более точных расчетов необходимо учитывать коэффициент участия каждого сотрудника (а также технического средства) при выполнении складских операций. Другой вариант — добавить в складской документ (задания на приемку, размещение, перемещение, отбор и пр.) поля для внесения времени начала и окончания действия. Использование второго варианта может быть ограничено наличием необходимых складских документов на всех этапах выполнения операций, однако он исключает двойной ввод информации о количестве выполненной работы и исполнителях, позволяет произвести автоматическую статистическую и аналитическую обработку, а также обеспечивает высокую точность расчетов за счет накопления большего объема информации.
Можно посоветовать вести на складе постоянный сбор и накопление данных о времени начала и окончания операций, а также о количестве исполнителей и объеме работы, соответствующих этому временному отрезку. Накопленные данные позволят:
- производить расчет потребности в персонале каждой специализации в разные периоды интенсивности работы склада (сезон/не сезон);
- оперативно принимать решения по перемещению персонала между складами/зонами склада в зависимости от планируемого объема поступлений/отгрузок товаров;
- определять нормативы выполнения операций, целевые значения этих показателей;
- построить эффективную систему оплаты труда, основанную на оценке производительности и качестве выполнения заказов клиентов.
Полученные данные, независимо от способа их сбора, подлежат предварительному контролю и обработке. Так, время на выполнение операций не может быть отрицательным значением; немногочисленные «крайние» значения также нужно из расчета исключить. Следует отметить, что если для проведения расчетов привлечен консультант по логистике, то накопленный им за все предыдущие проекты опыт позволит наиболее грамотно произвести отбор данных для дальнейшей работы.
В результате полученная информация может быть представлена в виде таблицы (Таблица №2).
| № | Операция/Действия | Исполнитель (роль) | Норма, мин | Единицы измерения количества работы по операции |
| Отгрузка | ||||
| 1 | Планирование отгрузки | Оператор склада | 1 | Кол-во накладных |
| 2 | Транспортировка паллет из зоны комплектации на площадку ПРР | Водитель погрузчика | 0,9 | Объем отгрузки |
| 3 | Загрузка паллеты в кузов ТС | Водитель погрузчика | 0,87 | Объем отгрузки |
| 4 | Перекладывание груза с паллет в кузов ТС | Грузчик | 1,479 | Объем отгрузки |
| 5 | Передача товара экспедитору | Контролер | 8 | Объем отгрузки |
| 6 | Учет отгрузки в ИС | Оператор склада | 1 | Кол-во накладных |
Выполнение расчета
Непосредственно расчеты начинаются с определения человеческих и временных затрат в смену на выполнение каждого действия складской операции:
Норма выполнения действия определенным специалистом* количество работы в смену = количество человеко-часов на данные действия в смену,
Единицы измерения количества работы устанавливаются для каждого действия. Например, для оператора АСУ склада количество работы — это число документов или строк в документах, для водителя погрузчика — паллеты с грузом, для комплектовщика отдельных упаковок — средний объем заказа клиента.
Полученные затраты ресурсов на выполнение действия суммируются отдельно по каждому специалисту. Далее значение делится на количество часов в смене. В итоге получаем необходимое число людей определенной специальности (например, водителей погрузчиков), равно как и число единиц техники (например, погрузчиков). Однако люди, в отличие от техники, ежедневно отлучаются на обеды и перекуры, хотя бы раз в год уходят в отпуск, могут заболеть и т.д. Поэтому для получения максимально адекватного результата в приведенных выше вычислениях должен быть учтен коэффициент производительности:
Количество человеко-часов определенного специалиста, затраченное на все действия в смену/( количество часов в смене*Kпр) = количество специалистов,
где Кпр — коэффициент производительности, позволяющий учитывать в формуле только эффективное время (время, в которое сотрудник работает, а не отвлекается на личные нужды, к примеру, на перекуры). Коэффициент производительности варьируется в пределах 0,75–0,85.
Полученное значение должно быть увеличено на 10–12% для учета отпусков и возможных болезней сотрудников, а также на коэффициент простоев и неучтенных работ (12%)
Остается просуммировать результаты вычислений по всем специалистам, чтобы узнать количество персонала в одной смене. Подставляя в последней формуле разные значения для количества часов в смене и учитывая количество смен в неделю, можно определить оптимальное соотношение между продолжительностью смены и общим количеством персонала.
В целом, предложенный алгоритм расчета числа необходимых сотрудников представляется достаточно несложным. Основные усилия здесь затрачиваются на сбор исходных данных. Подчеркнем, что чем более детализированный анализ будет проведен на этапе составления перечня действий и чем больше статистических данных будет собрано, тем надежнее результаты вычислений.
Ольга Каверина, консультант по складской логистике AXELOT
Елена Антоненко, менеджер по маркетингу AXELOT