ГСМ – это горюче-смазочные материалы, которые используются при эксплуатации транспортных средств. К ним относятся: топливо, масла, смазки и прочие жидкости (тормозные, охлаждающие и пр.).
Учёт ГСМ необходим на предприятиях, которые предоставляют транспортные услуги, и самостоятельно занимаются перевозкой собственных грузов. Контроль ГСМ происходит по путевым листам, документам учёта с информацией о количестве километров, которые проехал автомобиль, а также с данным о расходе топлива, его заправках и сливе. Для таких предприятий необходим путевой лист установленного образца согласно приказу Минтранса «О порядке заполнения путевых листов». Для компаний, автотранспорт которых используется не по основному виду деятельности, допускается создание собственных путевых листов, которые должны быть закреплены в учётной политике предприятия.
Зачем нужен путевой лист и как происходит учёт ГСМ
Путевой лист, как правило, выдаётся сроком на один день (возможно и больше, но не более месяца, в случае если водитель находится в командировке). В нём отмечается количество топлива в баке ТС на момент начала движения и при сдаче его в парк. Таким образом вычисляется объём использованного горючего.
Если в путевом листе не предусмотрены сведения об использовании ГСМ, но есть информация о количестве километров, использование ГСМ рассчитывается согласно распоряжению Минтранса № АМ-23-р, в котором указаны нормы расхода топлива для разных транспортных средств и их моделей.
Таким образом, исходя из данных в путевом листе, происходит расчёт использования ГСМ транспортным средством. Это необходимо как для контроля транспортных издержек, так и для правильного отражения данных в бухгалтерском учёте.
Как происходит учёт ГСМ по топливной карте
Наиболее удобным способом покупки горючего для ТС являются топливные карты. Компания заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение топлива. При этом на карте хранятся все данные о покупке: количество топлива, его стоимость, а также наличие дополнительных услуг. Таким образом, это позволяет лучше контролировать расход ГСМ и его покупку, предупреждая неправомерное его расходование.
Данные с топливных карт так же вносятся в документы бухгалтерского учёта, что позволяет более точно отражать расходование ГСМ.
Выдача путевых листов
Выдача путевых листов производятся водителям в начале рабочей смены, как правило, на один день. Возможен и больший срок, но не более месяца, например, когда водитель отправляется в командировку.
Наиболее удобным способом выписки путевых листов является использование специального ПО для автоматизации транспортной логистики (как, например, AXELOT TMS X4). С помощью него возможна автоматическая подготовка путевых листов для выдачи водителям и внесение данных при их сдаче. TMS позволяет хранить такие данные, как расход ГСМ, информацию о заправках и сливах, начальном и конечном пробеге и моточасах. Такой способ контроля ГСМ является наиболее эффективным, т.к. не допускает ошибок и минимизирует риски манипуляций с топливом.
С помощью AXELOT TMS X4 на базе 1C 8.3 появляется удобная возможность внесения всех данных без погрешностей для точного учёта расходования ГСМ и прочих показателей.
В систему вносятся данные для каждого транспортного средства о затратах ГСМ и дозаправках. Также возможно внесение данных с топливных карт различных поставщиков или собственного склада ГСМ. Это позволяет отслеживать эффективность использования ТС и оптимизировать затраты на содержание автопарка.