Проект импортозамещения критически важного ПО в компании сопровождается большими рисками. Даже если «пилот» прошел вполне успешно, на этапе тиражирования без должной подготовки и понимания дальнейших шагов все может пойти не так. Игорь Ганеев, бизнес-аналитик команды по операционным ИТ-решениям «РУЛОГ», поделился опытом, как определить, что решение и компания готовы к тиражированию.
Тиражирование – обязательная часть проекта модернизации для компании, у которой больше одного филиала. Будь то массовое внедрение технологических решений, распространение успешных практик или переход на новое ПО – все это требует тщательной подготовки и управления. Как правило, именно здесь и возникают многочисленные сложности. И если ваша компания столкнулась с вызовами, которые пусть даже отдаленно похожи на те, которые преодолел «РУЛОГ», без системного подхода не обойтись.
«РУЛОГ» – это частная российская компания с международными корнями, ориентированная на создание инноваций, оптимизацию и управление цепями поставок для ведущих российских и международных брендов. Компания «РУЛОГ» предлагает услуги в сферах логистики, упаковки, переработки отходов, планирования и помогает клиентам в решении любых вопросов управления цепями поставок, опираясь на лучшие мировые практики.
Компания «РУЛОГ» управляет 16-ю распределительными центрами по всей России, включая Москву, Санкт-Петербург, Ростов-на-Дону, Елабугу, Новосибирск и Хабаровск. В парке «РУЛОГ» более 100 мультирежимных транспортных средств, которые способны держать температуру в разных диапазонах и контролировать ее в движении. Ежедневно компания выполняет 300 рейсов, обслуживая более 1200 точек доставки.
В 2023 г. ООО «РУЛОГ» отделилась от материнской компании HAVI и стала полностью независимой. В связи с этим компании потребовалась полная перестройка ИТ-ландшафта с заменой иностранных решений на отечественный софт. Проект охватил практически все подразделения компании «РУЛОГ», включая транспортную логистику, которая в итоге перешла на использование AXELOT TMS. Учитывая, что перейти на российскую систему требовалось как можно скорей, основным вызовом внедрения стало время: необходимо было экстренно разработать тиражное решение и распространить его на все распределительные центры.
Критерии готовности к тиражу
Системность – это фундаментальный принцип, лежащий в основе успешного внедрения и тиражирования любых современных технологий. Внедрение системы управления транспортом, такой как AXELOT TMS, не является исключением. Ключевая идея данного подхода – это наличие заранее определенных параметров, достижение которых позволяет компании уверенно делать следующие шаги, зная, что потенциальные риски были не просто определены, но и проработаны с точки зрения целевых цифр, подтверждающих общую готовность программно-аппаратного комплекса.
Наша компания выделила для себя ряд критериев, по которым оценивала как собственную готовность к внедрению, а в будущем и тиражированию системы управления транспортом, так и то, насколько подходит выбранное решение. По ним компания и провела чек-ап по итогам пилотного проекта на подразделении в Чехове.
1. Процент функционального соответствия
Руководство «РУЛОГ» понимало, что перенести все бизнес-процессы в новые системы к концу установленного срока невозможно, поэтому выбрало приоритетные процессы, такие как построение маршрутов, так как именно они являются ноу-хау компании.
Чаще всего планирование доставки начинается с получения заказа, тогда как «РУЛОГ» уже имеет спланированные маршруты на ближайшие 9–10 нед. Объемы заказов формируются и рассчитываются на основе этого горизонта планирования, исходя из запасов клиентов «РУЛОГ», вместимости их складов и даты, в которую заказ необходимо доставить.
2. Требования по производительности
Так как в компании на новую систему переходил не только транспортный отдел, но и другие подразделения, важно было обеспечить взаимодействие всех этих систем и стабильную их работу при высоких нагрузках. Требования по скорости планирования были ключевыми, так как система должна поддерживать несколько оперативных повторных маршрутизаций в случае необходимости добавить в рейс точки или изменить состав перевозимых грузов.
3. Полнота документирования и наличие пособий для обучения
Планируя тираж на 15-ти площадках, нельзя упускать из вида соответствующее этому масштабу количество пользователей. Общая скорость массового тиража, обусловленная сроками отключения от ПО штаб-квартиры, скорее всего не позволит уделить достаточно внимания вопросам подготовки команды с каждой площадки. Времени на долгое обучение и разработку учебных пособий будет недостаточно. Работа с подробными пользовательскими процедурами в самостоятельном режиме может оказаться для части пользователей малоэффективна.
Но обучать персонал было нужно, поэтому проектная команда записывала на видео, как выглядят новые бизнес-процессы на тестовом контуре AXELOT TMS. По этим видеопособиям обучались ключевые пользователи, материалы были доступны в любой момент. Наглядность и полнота документации позволили сотрудникам гораздо быстрее адаптироваться к новой системе и разгрузить основную проектную команду.
4. Наличие внутреннего центра компетенции
Решения, обеспечивающие выполнение ключевых бизнес-процессов, должны иметь опцию сопровождения и развития «ин-хаус». По отдельным запросам пользователей SLA подразумевают устранение со сроком в 30–45 мин.
Во время пилотного проекта была сформирована команда профессионалов всех отделов «РУЛОГ», которая участвовала во всех процессах, от разработки до внедрения. В дальнейшем эти сотрудники смогли взять на себя решение большинства вопросов, связанных с настройкой системы.
Результаты пилотного проекта показали, что выбранные системы AXELOT TMS и AXELOT SCAP обладают достаточно гибким функционалом и производительностью для создания на их базе решения для тиража. Так, уже в первые месяцы использования компания смогла выполнять планирование рейсов с качеством, превосходящим качество ранее используемой западной системы. Подготовка к тиражированию на другие филиалы началась сразу же.
Пилотный проект тиражирования и нагрузочное тестирование тиражного решения
Фактическую проверку критериев готовности нельзя делать на массовом тираже. Тут тоже есть месту «пилоту» – только уже не функциональному, а тиражному.
Пилотное тиражирование стартовало в марте и завершилось в июле 2023 г. Для «пилота» компания «РУЛОГ» выбрала сложный и самый разнообразный по операциям московский распределительный центр, так как на нем можно было протестировать полный спектр всех бизнес-процессов и затем распространить результаты на другие РЦ в полной уверенности, что все процессы отработаны и нигде даже потенциально нет стоп-фактора.
В рамках пилотного тиражирования было проведено комплексное тестирование решения, в том числе нагрузочное. Проектные команды оперативно выявляли и устраняли критические ошибки, настроили и протестировали все необходимые интеграции с другими системами. Сотрудников распределительного центра не только обучили работе с новым решением, но и собрали от них обратную связь и замечания, которые впоследствии устранили. Также был проведен анализ возможных рисков. В итоге распределительный центр успешно начал работу.
Переход на новую систему, естественно, оказался стрессом для сотрудников «РУЛОГ», потому что они длительное время работали с другим решением, а интерфейс AXELOT TMS первое время казался для них непривычным.
По итогу пилотного тиражирования в чек-лист готовности были добавлены новые критерии:
- настроены, протестированы и задокументированы все необходимые интеграции с другими системами;
- ИТ-ландшафт проходит проверку на соответствие принципам концепции централизованного развития.
Следующим шагом перед началом глобального тиражирования стала еще одна сессия оценки готовности с учетом новых критериев – и после нее – старт!
Подводя итоги
Системный подход к проекту позволил компании справиться с масштабной задачей в короткие сроки. Благодаря планированию каждого шага и понимаю, когда можно перейти на следующий, «РУЛОГ» до конца 2023 г. успешно тиражировал AXELOT TMS и AXELOT SCAP на все 14 оставшихся распределительных центра. Параллельно шла локальная оптимизация тиражного решения с сохранением наработок и конкурентных преимуществ. Компания планирует и дальше адаптировать и развивать решение, чтобы достичь как можно более высоких показателей, при этом не нарушая принципа централизованного развития.